Den som driver ett företag har mött utmaningen att se till att medarbetarna tar rätt steg för att få jobbet gjort. Detta gäller särskilt företag som tillverkar produkter eller tillhandahåller tjänster, myndigheter som måste genomdriva regler och organisationer som sjukhus som är betroda patienternas hälsa. Hur handlar det här om att se till att anställda följer rätt steg? De skriver kvalitetsprocedurer som anger varje medarbetares roll för att förbättra övergripande prestanda.
Börja med att förstå skillnaden mellan intern och extern kvalitet. Intern kvalitet avser företagets försök att förbättra sin insatsverksamhet, till exempel förbättra ledningen och anställdas prestation. Extern kvalitet avser ett företags ansträngningar att upprätthålla höga nöjda kunder.
Fokusera på skrivprocedurer för att förbättra den interna kvaliteten. Påpeka att alla i företaget - från supportpersonal till ledande chefer på hög nivå - måste delta. Men kom ihåg att om du visar ett genuint intresse för medarbetarnas svar på nya rutiner, kommer du sannolikt att inspirera anställdas engagemang, vilket slutar öka moralen.
Ta råd från International Organization for Standardization (ISO), som har publicerat kvalitetsstandardhandböcker för användning av tillverkare och tjänsteleverantörer. Enligt Praxiom Research Group Limited, som tolkar ISO-standarder för allmänheten, föreslår ISO 9004 att företag "skapar en sociokulturell miljö som stöder förbättringar". Det innebär att chefer måste respektera supportpersonal för att få respekt i gengäld måste företaget dela företagsinformation med anställda och att handledare kan uppmuntra anställda att arbeta bättre genom att ställa rätt exempel.
Utveckla ett system för att mäta förbättringar i kvalitetsprocessen. Återigen rekommenderar ISO 9004 att företagen lär sig att mäta kundtillfredsställelse och anställdas professionella utveckling - huvudkomponenterna i ett totalt kvalitetsstyrningssystem.
Tänk på förslag från GMP, världsledande inom god tillverkningspraxis, till företag som vill skriva kvalitetsprocedurer. GMP föreslår att chefer förstår varje jobb innan man skriver procedurer för det. De bör lista de nyckelsteg som anställda måste följa när de utför sina specifika jobb.
Skriv kvalitetsprocedurer i vardagsspråk. Enligt GMP, "Du kan öka läsbarheten av proceduren med hjälp av korta, enkla meningar."
Lär dig hur du paketerar rutinerna så att anställda kommer att uppmärksamma dem. GMP föreslår till exempel att du tar extra steg för att utforma iögonfallande sidor, innehållsförteckningar, index och tilltalande visuella bilder.
Använd bilder i dina kvalitetshandböcker eller instruktioner. Inte bara kan bilder göra dina instruktioner lättare att förstå, men de kan användas för att betona viktiga punkter eller på annat sätt väcka anställdas intresse.
