När det är uppdraget att organisera en administrativ avdelning är det bäst att fokusera på de mest effektiva sätten att förbättra effektiviteten, minimera avfall och maximera de enskilda talangerna för administrativa medarbetare. Medan vissa processer varierar beroende på behoven hos toppadministrationen och storleken på ditt kontor, kan du implementera grundläggande tekniker för att ha ett jämnare och effektivare kontor.
Öka effektivitet. Genomföra ett prestations-centrerat förhållningssätt till aktiviteter. Organisera dagliga och veckovisa uppgifter med fokus på högpresterande snarare än att slutföra långa listor över uppgifter.
Strukturera och integrera ditt kontors viktigaste administrativa aktiviteter bland senioranställda. Uppgift senior personal med att hantera kostnadsrapporter och erbjuda administrativt stöd till en eller flera ledamöter, snarare än hela kontoret.
Delegera administrativa uppgifter, till exempel att öppna post, telefonsvarare och skriva, till administrativ personal på administrativ nivå, inklusive administrativa assistenter, sekreterare och praktikanter.
Shore up aktiviteter som inte gynnar hela organisationen.Undvik aktiviteter som inte överensstämmer med de mål som ställts upp av högsta personal. Till exempel, utöva praktiken av att planera sista minuten personliga researrangemang eller delegera uppgiften till en lägre anställd som kan hämta och släppa upp uppgifter utan att det påverkar arbetsflödet negativt.
Genomför ledningens önskan om förändring. Ofta är nedskärning en nödvändig komponent för förändring i ett administrativt kontor, särskilt om en administrativ avdelning inte arbetar sammanhängande för att gynna hela organisationen. Ett kontor fullt av verkställande assistenter som arbetar individuellt för att uppfylla kraven hos toppledande personal oavsett organisatoriska behov är ett exempel.
2016 Löninformation för sekreterare och administrativa assistenter
Sekreterare och administrativa assistenter tjänat en median årslön på $ 38.730 år 2016, enligt U.S. Bureau of Labor Statistics. I den låga delen tjänat sekreterare och administrativa assistenter en 25-procents lön på $ 30 500, vilket innebär att 75 procent tjänade mer än detta belopp. Den 75: e percentilen lön är $ 48.680, vilket betyder 25 procent tjäna mer. I 2016 var 3 990 400 personer anställda i USA som sekreterare och administrativa assistenter.
