Företagets policy och rutiner presenterar riktlinjer för anställda och ledning. När det uppstår frågor om beteende eller verksamhet, finns det policy för att styra beteenden och lösa etiska frågor. Välskrivna företagsförfaranden kommer att hjälpa en personalavdelning i sina dagliga uppgifter. förstå politik och veta var du ska gå till hjälp eller ytterligare information är nyckeln till anställdas överensstämmelse.
Grunderna
Företagspolicyer beskriver acceptabla beteenden och anställdas förväntningar, medan förfaranden beskriver och definierar processflöden och företagsmål. Både politik och rutiner bör emellertid utformas inom ramen för organisationens mål. Policy- och procedurhandböcker skrivs därför med det yttersta målet att hjälpa anställda att stödja företagets övergripande uppdrag. Personalledare kan arbeta med chefer från andra avdelningar för att utforma policyer och förfaranden som i slutändan kommer att stärka företaget.
Betydelse
Genom att beskriva vad som förväntas av anställda, ger företagspolitiken ett ramverk genom vilket medarbetarna kan utmärka sig. Däremot skisserar policymanualen också åtgärder som vidtas om en anställd bryter mot företagsreglerna. Detta ger företaget ett rättsligt skydd. När anställda loggar ut på företagets policyhandböcker erkänner de accepterade beteendestandarder och att deras fortsatta anställning är beroende av att följa uppförandekoder.
På samma sätt innebär företagsprocedurer arbetsbeskrivningar, plus anställda och mål. Om du skriver en handbok är det bra att tänka på vad företaget vill ha medarbetare att göra, liksom hur och när man ska göra det.
Fungera
Företagets politik och rutiner är inte något som ska hållas på en dammig hylla. Faktum är att handboken för policy och procedur fungerar bäst när de är aktiva och uppdateras regelbundet. När allt kommer omkring utvecklas företag ständigt för att möta förändrade affärsbehov. Därför måste personalförvaltare granska policy och rutiner som en lagarbete, och regelbundet, kanske månatligen. Eventuella processförändringar, som en gång godkändes, skulle då distribueras till chefer för granskning med sina respektive avdelningar. Dessutom är det lämpligt att hålla årligen undertecknade kopior av anställdas granskning och godkännande av företagspolicy.
typer
Företagsprocedurer beskriver hur anställda ska slutföra uppgifter, inklusive arbetsbeskrivningar, avdelningsansvar och organisationsrapportering. Förfarandena kan även omfatta förväntade resultat och individuella mål, vilket fastställer årliga standarder för anställdas och avdelningsprestanda. Exempel är försäljningsmål per person eller kundservice betyg för ett callcenter-team. På samma sätt kan allmänna policyer omfatta standarder för anställdas beteende, såsom klädkoder, närvaroförväntningar, semester- och semesterbidrag och sexuella trakasserier.
strategier
Allmänna företagspolicyer och rutiner bör skrivas med två mål i åtanke: att vara tydlig och koncis och att involvera ett tvärsnitt av avdelningsinsatser. Ingen drar nytta av förvirrande driftshandböcker och anställningshandböcker. Därför föredrar du kortfattad, till-punkt-punktstrukturen, plus illustrationer om du skriver företagspolicies och rutiner. Som exempel kan du skriva "Varje fredag under juni, juli och augusti är vardagskläder" följt av en lista över acceptabla kläder tydliga detaljer för både anställda och ledning vad som är tillåtet. Att skriva "under sommaren" eller inte inkludera en lista över acceptabla kläder skulle låta regeln vara öppen för personlig tolkning som kan leda till problem om en anställd visade sig arbeta i början av september i avbrott och t-shirt.
På samma sätt kan man bara genom att involvera olika avdelningsrepresentanter få en sann bild av vilka policyer och förfaranden som behöver beskrivas. Handböckerna ska skrivas först efter inmatning från alla berörda avdelningar, vilket möjliggör en övergripande inställning till organisatoriska riktlinjer. Denna inkluderande åtgärd möjliggör större inköp eller acceptans av avdelningschefer och leder till bättre företagsövergripande kommunikation och genomförande av affärsplanen.
