Redovisningsinformation är data om affärsenhetens transaktioner. Från att köpa inventarier och maskiner för att ingå långsiktiga byggkontrakt, övergår händelserna som uppstår i affärsverksamhet nästan alltid till bokföringsinformation. Redovisning är en metod för att identifiera och spela in dessa data och använda den för att skapa användbara rapporter för en mängd användare. Dessa användare klassificeras generellt i två grupper: interna användare och externa användare. Eftersom dessa användares behov är så varierade har bokföring två huvudperspektiv. Ledarskapsredovisning är ett framåtriktat perspektiv riktat mot interna användare. Finansiell redovisning bygger på historiska data och standardiseras för externa användare. För att förstå dessa perspektiv måste du förstå flera underliggande begrepp som utgör grunden för redovisningen som verksamhetsspråk.
tips
-
Redovisningsinformation är mätbar, kvantifierbar information om transaktioner och händelser som involverar en affärsenhet.
Vad är bokföringsinformation?
Redovisningsinformation är den information som uppstår genom affärstransaktioner. När den identifierats är informationen sedan klassificerad och registrerad, och den hittar sig till sist i olika rapporter. För kontantbaserad redovisning är det relativt enkelt. Intäkter redovisas i böckerna när kontanter tas emot, och kostnader redovisas när kontanter betalas ut. Denna metod kan vara enklare, men den passar bara för mindre företag med bara några ägare eller partners. Men företag med fler investerare och företag som har inventering finner att periodiseringsgrunden för bokföring är nödvändig. Dessutom är lagstadgade företag enligt lag skyldiga att använda periodiserad redovisning. Transaktioner i periodiserad redovisning redovisas med hänsyn till bokföringsekvationen, där varje transaktion har en debetsida och en kreditsida.
Vad är de tre grundläggande delarna av redovisning?
Bokföringsekvationen är gjord av tre delar: tillgångar, skulder och eget kapital. Tillgångar är saker som företaget äger och kan använda. Tillgångar kan vara konkreta, som inventarier, maskiner, byggnader och varor, eller immateriella, som patent och upphovsrätt. Kontanter och likvida medel, som bankkonton, betraktas också som tillgångar. Ett företag kan också inneha investeringar, vilket skulle anses vara långfristiga tillgångar.
Skulder är belopp som verksamheten är skyldig till andra enheter. Verksamheten kan till exempel köpa lager för återförsäljning på kredit. Det belopp de är skyldiga till deras leverantör är en skuld till dess att den betalas. Eftersom verksamheten betalar anställda och håller skatter från lönecheckar, kommer de att åläggas en skuld i form av skatteavdrag till staten. Verksamheten kan ta ut lån eller krediter för att betala för vissa utgifter. Dessa lånebalanser skulle representera företagets skulder.
Eget kapital är en kombination av belopp som investerats i verksamheten av ägarna eller aktieägarna och resultatet av verksamheten genom åren. En ensam innehavare, partnerskap eller LLC kan börja med att ha medlemmarna av verksamheten varje sätter en summa av pengar i ett bankkonto för verksamheten att använda. Ett företag kan börja med en stor grupp investerare som samlar pengar ihop. Hur som helst representerar investeringen deras ägarandel i verksamheten och kallas företagets eget kapital. När verksamheten är verksam, ökar eller minskar dess vinster och förluster eget kapital.
Dessa tre faktorer kombineras i bokföringsekvationen, vilket anger att tillgångarna är lika med skulder plus eget kapital. Som med någon ekvation måste de två sidorna förbli lika. Det är detta koncept som ligger till grund för behovet av en debet och en kreditsida för varje transaktion. En ökning av tillgångar kommer alltid att resultera i antingen en ökning av skulder eller eget kapital eller en minskning av en annan tillgång som utbyts. Om din verksamhet, till exempel, köper lager med kontanter, minskar transaktionen kontant tillgången för att öka inventerings tillgången. Om ditt företag i stället köper varulagret på kredit har ditt företag ökat en skuld, betalningsbar för att öka tillgångskonto för inventering.
Varför är redovisning viktigt för företag?
Redovisningsinformation hjälper människor att göra affärs- och ekonomiska beslut. Deras förtroende för denna informations noggrannhet och tillförlitlighet är nästan lika viktig som företagets faktiska ekonomiska resultat. Därför är det viktigt att ha ett system som exakt fångar verkligheten i ett företags verksamhet och dess ekonomiska ställning och rapporterar informationen i god tro. Det finns många användare av bokföringsinformation, var och en har olika oro över verksamheten.
Chefer måste kunna förutse de potentiella resultaten av olika affärsbeslut. Medarbetare vill veta att verksamheten kommer att fortsätta att fungera på ett ekonomiskt stabilt sätt. Investerare vill veta hur ett företag utnyttjade sina pengar för att göra vinst, och de måste kunna jämföra verksamheten med andra företag för att utvärdera investeringsstrategier. Leverantörer och andra fordringsägare behöver veta om en företags ekonomiska resultat och huruvida företaget har tillräckligt med tillgångar eller använder för mycket kredit. I breda bemärkelser kan dessa användare delas in i två grundläggande grupper: internt och externt. Som ett resultat har bokföringen två huvudgrenar: ledande och finansiella.
Finansiell redovisning
Finansiell redovisning är grenen för redovisning som fokuserar på standardiserad rapportering för att ge information till externa användare. Börsnoterade företag, de som erbjuder sina aktier till försäljning på olika börser, är skyldiga att förbereda finansiella redovisningsrapporter och lämna in dem till Securities and Exchange Commission för offentlig visning. Redovisningsnämnden fastställer de standarder som styr hur ekonomisk bokföring genomförs. Dessa allmänt accepterade redovisningsprinciper, eller GAAP, utgör en ram för revisorer att använda vid beslut om hur man mäter och registrerar finansiell information.
GAAP dikterar att bokföringsinformation måste ha vissa egenskaper: relevans, materialitet, tillförlitlighet, förståelse och jämförbarhet. Relevant information är information som påverkar beslutet vid handen. Materialitet innebär att någonting är tillräckligt viktigt för att noteras. Till exempel kanske ett företag med flera miljoner dollar inte behöver oroa sig för exakt rapportering av en $ 200-transaktion, men skulle hitta en transaktion på $ 20 000 för att vara väsentlig. Tillförlitlig information är fri från fel eller manipuleringar. Förståbarhet innebär att information presenteras tydligt och på ett effektivt sätt för att undvika fel tolkning. Slutligen betyder jämförbarhet att uttalandena skapas och presenteras genom att följa de accepterade redovisningsmetoderna vid den tiden. Detta gör det möjligt för användarna att jämföra ett företag till en annan eftersom de vet att de får informationen på samma sätt från företag till företag.
Grundläggande redovisningsprinciper för finansiell redovisning
Finansiell redovisning är periodiserad och använder GAAP som ramverk. Enligt GAAP matchas intäkterna med de kostnader som används för att skapa dem. Intäkter betraktas som intjänade när verksamheten har levererat varor eller tillhandahållit tjänster, oavsett om det utbyts kontant. Kostnader registreras också när varor eller tjänster tas emot. Dessa transaktioner går in i böckerna till deras historiska kostnad och omvärderas inte senare. Historisk kostnad är objektiv, medan omvärdering skulle vara subjektiv och bör undvikas. Dessa principer styr skapandet av bokslutet.
Stora finansiella rapporter
I finansiell redovisning resulterar varje redovisningsperiod i tre stora finansiella rapporter: resultaträkningen, balansräkningen och kassaflödesanalysen. Från dessa tre uttalanden kan användarna analysera ett stort antal prestandaförhållanden för att enkelt jämföra ett företag till en annan, även när företagen har olika storlekar.
Resultaträkningen visar de olika resultat- och kostnadskontona. Inkomster presenteras först. Om lager är involverad, dras kostnaden för sålda varor i allmänhet av från intäkter först innan de flyttas till att specificera kostnadskategorier. Kostnaden för sålda varor och kostnader dras av från intäkterna för att få nettoresultat eller "bottenlinjen" i resultaträkningen.
En balansräkning följer bokföringsekvationen. Det visar alla tillgångskonton på ena sidan och skuld- och eget kapitalkonton å andra sidan. När böckerna är stängda i slutet av en räkenskapsperiod redovisas nettoresultatet i eget kapitalkonton. En försöksbalans är upprättad, justering av journalposter görs och i slutändan utarbetas en balansräkning där tillgångar är lika med summan av skulder och eget kapital.
Kassaflödesanalysen visar var kontanterna i verksamheten gick. Även om periodiserad bokföring innebär att transaktioner redovisas när förpliktelser är uppfyllda eller tas bort utan hänsyn till pengar, är det fortfarande viktigt att veta vad som hände med kontanter i verksamheten.Kassaflödesanalysen förklarar hur kontanter kom in och gick ut ur verksamheten. Det bryter dem ned i olika typer av aktiviteter. För tydligare analys redovisas kassaflöden från affärsverksamheten separat från kassaflöden från investerings- eller finansieringsverksamhet.
Ledarskapsredovisning
Däremot är chefsredovisningen mycket flexibelare. Förvaltningen kan behöva se information på olika sätt för att utvärdera ett beslut. De är fria att använda vilket rapportformat som är mest användbart för dem. Ledande redovisningsrapporter ska inte visas för externa användare och är därför inte begränsade av användningen av GAAP.
Ledningsbokföring är ofta framåtblickande och subjektiv. Chefer kan behöva göra kostnads-nyttoanalyser, hitta breakeven-poäng, undersöka livscykelkostnader eller bryta ner rapporter till olika affärssegment än de som krävs i de finansiella rapporterna. Den största fördelen med ledarskapsredovisning är då flexibiliteten att manipulera rapporter så att de är mest användbara för beslutet till hands. Den subjektiva karaktären hos dessa rapporter trotsar GAAP, vilket är anledningen till att de inte ska visas för externa användare.
Andra typer av redovisningsinformation
Skattebokföring och ideell redovisning har mer specialiserade regler än de som diskuteras här. När du diskuterar skatteredovisning kan du höra termen "förena boken med skatt". Det innebär att revisoren förklarar skillnaderna mellan vad som visas i finansiella redovisningsrapporter och vilka resultat som visas i avkastningen. Detta beror på att redovisningsreglerna för GAAP och IRS skiljer sig åt i hur vissa transaktioner behandlas. Ett exempel är behandling av måltidsutgifter. Medan du sannolikt kommer att återspegla hela kostnaden för en måltid i företagets böcker, kommer IRS bara att tillåta 50 procent av kostnaden i de flesta fall. Din avstämning skulle ha en radenhet som visar den andra halvan av utgiften som en förklaring.
Nonprofit redovisning görs på ett mycket specifikt sätt eftersom ideella företag ofta har medel fördelade på mycket specifika sätt. Bidragsgivare kan ha mycket specifika begränsningar för hur pengar kan användas. Till exempel kan ett bidrag bli tillgängligt för att hjälpa lågutbildade kvinnliga arbetstagare att få yrkesutbildning. Nonprofit måste visa att bidragsmedel användes för att uppnå detta mål. De kan inte använda dessa bidragsmedel för andra projekt, eller de måste betala tillbaka pengarna till emittenten. På liknande sätt kan givare donera till ett visst projekt snarare än till en ideell generaldirektör. De vill se att projektmålen uppfylldes. Nonprofit redovisning skiljer pengar i olika "medel" för att uppnå denna rapportering.
Fastän definitionen av bokföringsinformation verkar enkel, kan du snabbt se hur redovisningen har vuxit till att omfatta så många specialiteter. Det finns människor som arbetar inom breda ämnesområden, men många fler hamnar i mycket specialiserade roller. En individ kan bara handla i leverantörsskulder, till exempel se till att verksamheten betalar sina räkningar i tid så lamporna stannar och inventariet fortsätter att flöda smidigt. En annan person kan besluta att arbeta enbart på företagets skatteinformation, vilket säkerställer korrekt rapportering och överensstämmelse med alla skatteföretagens regler, vare sig federala eller statliga, inkomst-, försäljnings- eller löneskatt. En sak är säker: De kommer alla att registrera information om företagets transaktioner och använda dem för att rapportera till olika intressenter.
