Ett klagomål tjänar som en permanent registrering av ditt missnöje med en individ eller organisation. Ett välskrivet brev anger tydligt det problem du har stött på med en viss produkt eller tjänst och den förväntade upplösningen. När du skriver ditt brev, anta en lugn och professionell ton. Undvik eventuella hot, ojämn rants, sarkasm eller olämpligt språk. I de flesta fall skriver du ett brev till en person som inte var ansvarig för ditt problem, men han kan vara till hjälp för att lösa det.
Adress ditt brev till en viss person. Använd inte "Kära herre" eller "till vem det kan oroa dig för." Telefon bolagets ombord och fråga efter lämplig chefs namn och titel. Bekräfta rätt stavning av hennes namn. Om du inte kan identifiera ett namn, använd en lämplig titel, till exempel "Kundtjänstchef".
Använd penna och papper eller utkastet till ditt ordbehandlingsprogram för att spela in alla detaljer som är relevanta för ditt klagomål. Inkludera information som produktnamn och beskrivning, ordernummer, varumärke, modellnummer, pris och inköpsdatum. Kopiera alla dokument som rör ditt klagomål. Återläs all information och se till att ditt klagomål är legitimt.
Börja brevet med en positiv anteckning. Använd första stycket för att diskutera några positiva aspekter av organisationen. Till exempel kan du nämna din lojalitet gentemot varumärket eller några specifika kontakter med företagets personal. Till exempel, "Jag har tidigare haft glädje att besöka din butik. Många av försäljningsföreningarna hälsar mig med namn och går ut ur deras sätt att se till att jag är nöjd med mina köp."
Ange arten av ditt klagomål i andra stycket. Inkludera alla detaljer som läsaren behöver veta för att kunna behandla ditt klagomål. Till exempel, "Enligt villkoren för min 30-dagars garanti returnerar jag den monitor som jag köpte den 7 mars 2011, till 373,89 dollar. En kopia av kvittot är bifogad." Skicka inte original kopior av kvitton eller andra dokument.
Använd tredje stycket för att tydligt ange dina förväntningar. Till exempel, "Eftersom brödrosten inte utför som angivet av tillverkaren, förväntar jag mig en fullständig och omedelbar återbetalning på 47,83 kr plus porto som jag betalade för brödrostens återkomst. Jag kommer att vänta fyra veckor för ditt svar. Om jag inte hör från dig kommer jag att kontakta Better Business Bureau."
tips
-
Inkludera ditt namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Skriv korta stycken och håll längden på brevet till en sida. Fråga en betrodd vän eller släkting att korrekturläsa ditt brev. Förutom att kontrollera stavning och grammatiska fel måste hon se till att tonen i brevet är lämplig.
