Så här använder du en databas för hotellkonton. Oavsett alla typer av proprietär programvara för gästfrihet som säljs finns det fortfarande ett val att göra om hur man hanterar hotellkonton och vilken typ av databas du ska använda. Typ av hotell, hotellkedjestorlek och budget är faktorer för att bestämma hur man lagrar kundinformation.
Föremål du behöver
-
Databasprogramvara (MS Access eller proprietär)
-
arbetsstationer
-
Datorutbildad personal
Analysera behoven hos det särskilda hotellet. Säkerhet kan vara ett problem, liksom mängden information som behövs för att betjäna kunder. High-end-företag kan använda detaljerad information i en databas för att förutse och tillgodose behoven hos en enskild kund.
Inkludera de allmänna tabellerna för för- och efternamn, adress och telefon samt lagrade kreditkortsnummer. Inkludera allt som hjälper till att projektera hur en klient använder hotellet, från bilinformation till begränsad rörlighet.
Lägg till länkbara tabeller för vistelsehistoria. Uppehållstabellstabeller ska ställas in så att de kan ställas in för att köra rapporter om när rum fylls och när det kommer att finnas många lediga platser.
Håll kontakten aktuell. Få kontakterna att visa sig som gäst på incheckningen för att se till att du kan nå en kund om det behövs.
Sätta ihop en länkad daglig kontostavning som personalen i receptionen kan använda för att spela in kontanter och kreditbelopp mottagna och rum fyllda, för en aktuell dag / natt. Dessa rapporter är oumbärliga för en nattrevision.
tips
-
Dra nytta av kedjespecifik programvara. Kontrollera alltid först om du vill se om företag eller tidigare hantering har programvara som fungerar och om någon kan berätta hur det används. Hotellbokföring är en övning som testas över tiden. Att börja färsk kan vara svårt. En dagbokskonto kan göras i MS Excel och kan kopplas till din databas. Receptionens personal bör kunna fylla de olika Excel-funktionerna utan alltför mycket problem, och de behöver inte navigera i databasen för att göra det.
