När ditt företag expanderar och blir mer framgångsrikt kan dess arkiveringssystem bli tråkigt och opraktiskt. Det är därför många företagare väljer att använda en databas. Även om databaser hjälper till att göra organisationerna mer smidiga, är de inte utan brister. Att utforma en databas kan vara dyr och tidskrävande. Tekniska problem kan leda till omfattande skador. Dessutom måste ett företag spendera tid på att utbilda anställda att använda den nya databasen.
Time-Consuming Design
Konvertera från pappersfiler till ett elektroniskt databasystem kan vara komplicerat, svårt och tidskrävande. Flera steg måste följas vid övergång till en databas. Projektledaren måste bestämma syftet med databasen och samla all information som behöver organiseras. Databasdesignern måste skapa de nödvändiga tabellerna som ska dela upp informationen, ange de primära nycklarna, konfigurera tabellrelationer, förbättra designen och tillämpa normaliseringsregler som hindrar att redundanta uppgifter hålls kvar på flera ställen. Beroende på färdighetsnivå kan det ta flera dagar i flera veckor att designa databasen.
Tekniska problem
Ibland kan databasen stöta på fel som skadar praktiskt taget all information inom den. Till skillnad från pappersfiler, om ett fel görs i databasen kan det få en dominoeffekt. Små felberäkningar kan leda till behovet av en omfattande översyn av systemet. Regelbundna säkerhetskopieringar är avgörande för att begränsa risken för skador.
Kostsam
Konvertering till en databas kan vara mycket dyr. Företagsägaren kommer att medföra flera kostnader. Ju mer komplicerade databasdesignen desto mer kostar det. Företaget måste köpa mjukvarupaketet som ger maximal flexibilitet för anpassad databas och möjliggör tillväxt. I många fall måste företagsägaren anställa en professionell för att säkerställa att jobbet är gjort korrekt. Hon måste investera tillräckligt i planeringen av databasens struktur för att säkerställa bästa prestanda.
Träning krävs
Omvandling till en databas innebär att företagets ägare måste utbilda anställda att använda den nya programvaran. Anställda måste ta tid bort från sina normala arbetsfunktioner för att bli utbildad. Företagsägaren kan också behöva anlita instruktörer för att leda utbildningsklasserna. Vissa anställda kan vara resistenta mot den nya tekniken. Träningstider kan ta från flera timmar till flera dagar, och fullständig adoption av tekniken kan ta mycket längre tid än det. Beroende på hur lång tid det tar att anställda lär sig att navigera i systemet, kan träning och adoption minska produktiviteten.
