En projektrapport kommunicerar statusen för ett pågående projekt i en ideell organisation. Vanligtvis kommer rapporten att innehålla specifik information om budget, genomförda milstolpar och eventuella problem som uppstått sedan projektets start. När du skriver en projektrapport följer du grundformatet, men du kan lägga till eller ta bort avsnitt som passar din specifika organisation och mål.
Skapa frontmaterialet för rapporten. Gör en snygg omslag som innehåller projektnamnet, datumet för rapporten och namnen på projektledaren och gruppmedlemmarna. Om rapporten är mer än fem sidor lång, överväg att lägga till en innehållsförteckning för att underlätta för lokalisering av information.
För att starta projektrapporten skriver du en översiktssektion som förklarar läsarens grundläggande status och hur det påverkar din ideella vinst. Håll det här avsnittet till en sida eller mindre och skriv med målet att ge en storskalig förklaring av de framsteg som ditt team har gjort på projektet. Efter att ha läst översikten bör en granskare ha en grundläggande förståelse för projektets omfattning, nuvarande status, vad som finns kvar och eventuella problem som du förväntar dig att stöta på.
Skriv en uppdatering på de milstolpar du har uppnått hittills. I det här avsnittet förklara varje avslutat projektmål och berätta läsarna om det var i tid. Inkludera eventuella positiva effekter eller oväntade fördelar med en milstolpe. Om du till exempel avslutat ett mål en vecka före schemat, förklara hur det här kommer att snabba slutprodukten eller spara pengar för din ideella vinst.
Informera läsarna om statusen för projektbudgeten. För en ideell budget är budgeten ofta den största oroen. I budgetavsnittet skapar du en budgetanalys för budgeten som förklarar vad du har spenderat och vad som finns kvar att spendera. Om det finns några skillnader, ge en förklaring och de steg du ska vidta för att kompensera.
Ge en förklaring till eventuella förseningar eller problem. Om ditt ideella resultat har uppstått i oväntade problem under projektets gång, var noga med att inkludera ett avsnitt som beskriver problemet. För att försäkra styrelseledamöter och klienter, ta med specifika steg som du kommer att vidta för att åtgärda eller förhindra problemet.
Förklara nästa steg. I en kort sammanfattning, låt läsarna veta vad som händer i ett projekt. Om du behöver ytterligare personal eller information, lista varje objekt. Denna information är avgörande för en ideell vinst med begränsade resurser. Stäng positivt, om möjligt, genom att uttrycka förtroende för att projektet kommer att slutföras i tid och på budget.
