Att skriva en projektrapport kan vara en skrämmande uppgift om du inte börjar med en organisationsplan. Projektrapporter innehåller vanligtvis samma grundläggande element som ger läsare information om projektets mål, plan, budget och resultat. Med hjälp av några grundläggande rapportskrivningstekniker kan du skapa ett effektivt projektdokument som visar dina kamrater du är organiserade och kan leverera viktig information.
Bestäm vilken typ av projektrapport du ska skriva. Vanliga projektrapporter innehåller förslag, omfattning av arbetsrekommendationer, statusuppdateringar, variansanalyser och slutliga recensioner och rekommendationer. Detta hjälper dig att leverera den exakta informationen som dina lagmedlemmar, handledare eller andra intressenter vill ha.
Skriv en översikt för din rapport. Inkludera en omslag, innehållssida, sammanfattning, huvudkropp och bilaga. Bestäm vilka kategorier av information du ska adressera. Beroende på vilken typ av rapport du skriver kan dessa innehålla mål, projektmetodik, personal, resurser som behövs, varaktighet, framgångsriktvärden, budget, avvikelser, leveranser, deadlines, resultat och rekommendationer.
Samla in den information som behövs för att slutföra varje avsnitt. Det kan kräva att intervjuer görs med personer som begär projektet, personal som arbetar med projektet och intressenter som är målet för projektet, som kunder, interna anställda eller leverantörer och leverantörer. Hämta historiska data, till exempel tidigare försäljningsvolymer, budgetar, deltagarnivåer och demografiska data.
Skriv det första utkastet till sammanfattningen, som är en kort översikt över rapporten. Detta bör innehålla anledningen till att läsaren får rapporten, de grundläggande höjdpunkterna i rapporten och rekommendationerna. Ta inte med de finare detaljerna i en sammanfattning, som ofta är en halvsidig översikt. Ge detaljer och stöd i projektrapportens huvuddel.
Skriv varje avsnitt i rapporten med hjälp av dina data och intervjuer. Ordna sektionerna med en logisk ordning. Börja inte med budgeten förrän du har förklarat de komponenter som behövs för projektet. Detta kommer att låta dig undvika att förklara varje kostnad och varför det behövs två gånger. Ange inte namnen på personalen som arbetar med projektet tills du har listat projektkomponenterna. För en variansektion, inkludera de ursprungliga undantagna resultaten och sedan de faktiska resultaten.
Avsluta rapporten med en sammanfattning och rekommendationer baserade på dina resultat. Använd data för att stödja dina slutsatser och rekommendationer. Hänvisa läsare till bilagan till ditt papper, som innehåller detaljerad supportinformation, till exempel detaljerade budger, diagram, diagram och annan teknisk data.
Granska din sammanfattning för att avgöra om någon av din första summering ska ändras baserat på informationen du upptäckte när du skrev din rapport. Skriv den slutliga versionen av sammanfattningen.
Kompilera informationen i din bilaga och placera den i den ordning informationen visas i din rapport. Gå tillbaka till din rapport och inkludera fotnoter eller sidnummer till direktläsare till bilagainformation.
