Bedrägerier är inte ett brott som förekommer i det öppna, och tillfälliga interna eller externa granskningar är inte längre tillräckliga för att upptäcka bedrägeri inom ett bokföringssystem. För att bäst förhindra bedrägeri borde ett företag vara medveten om alla typer av bedrägerier som kan äga rum så att det kan skapa lämpliga revisionsprogram. Ett företag bör diskutera risken för bedrägeri med all ledning och personal, använda bedrägeriprov och vara medveten om ledningens förmåga att övervinna bedrägeribekämpningssystem. Ovanliga transaktioner eller "röda flaggor" i ett bokföringssystem är i allmänhet den första ledtråden för bedrägligt beteende inom ett företag.
Lägg märke till kontanter och investeringarstölder i form av skimming eller larceny. Enligt webbplatsen Accounting Financial Taxation är bedrägerier i form av kontanter och investeringarstöld ofta mest publicerade, men resulterar i de minsta mängderna pengar som stulits jämfört med andra former av bedrägeri. Skimming sker när en anställd tar pengar, vanligtvis lite i taget, innan det spelas in i bokföringssystemet eller förfalskar kvitton och bankinlåning. Larceny händer när en anställd tar pengar efter det har spelats in i bokföringssystemet, tampar med kontroller eller är involverad i bedrägliga leverantörssystem. Revisor Joel B. Charkatz, i en artikel för Lorman Education Services, säger att bokförare och de som har tillgång till ett företags finansiella register är vanligtvis de personer som är skyldiga till denna typ av bedrägeri. Du kan upptäcka den här typen av bedrägeri om du märker små mängder pengar som saknas regelbundet.
Leta efter avvikelser i anställningskostnader. En anställd som bedriver bedrägerier kan vända sig till falska kvitton och hävda dem som en företagskostnad, begära ersättning för varor som inte godkänts, uppblåsa kostnaden för ett köp om kvitton inte krävs eller begära ersättning mer än en gång för samma kostnad. Andra sätt som en anställd kan ställa pengar från ett företag inkluderar att inte betala tillbaka förskott eller använda företagskreditkort för personligt bruk. I ett stort företag kan skillnader i kostnadskonton som ett resultat av bedrägerier se ut små, men kan bygga till stora mängder med tiden. För att upptäcka bedrägerier i anställningskostnader, kräva kvitton med alla återbetalningsförfrågningar och upprätta kontroller som kräver detaljerade register över alla inköp.
Hitta avsiktlig förfalskning av finansiella poster med interna revisioner. Felaktigt presenterande av finansiella rapporter är fortfarande bedrägerier, även om tillgångar inte stulits, eftersom informationen vilseleder investerare och påverkar priset på ett företags aktie. Redovisning Finansiell beskattning rekommenderar att användningen av externa revisorer används för att genomföra fullständiga revisioner utöver internrevisioner.
Upptäck leverantörsspår eller bedrägliga betalningar genom att notera ovanligt höga inköpspriser eller en okänd leverantör. Anställda som ansvarar för företagsköp kan begära att leverantörer betalar återbetalning för att göra affärer tillsammans, vilket resulterar i att ett företag betalar mer än normalt för varor. Ett företag kan upptäcka denna typ av bedrägeri genom att veta marknadsvärdet av leveranser som den köper jämfört med det pris som det betalat.
Alternativt kan ett företag göra betalningar till säljare eller anställda som inte existerar. Charkatz konstaterar att denna typ av bedrägerier är svårare att upptäcka i stora företag som anställer hundratals människor och kontrakt med flera leverantörer. Att kontrollera inköpsorder och betalningsförfrågningar mot en nuvarande lista över anställda och kontraktsleverantörer kan dock hjälpa till att upptäcka och förebygga bedrägeri i ett bokföringssystem.
