Projektkoordinering - ibland kallad projektledning - kräver flera färdigheter och förmåga att anpassa sig till en föränderlig miljö. Projektkoordinatörer är vanligtvis skyldiga att arbeta med ett antal individer och kräver kapacitet att organisera och hantera data och individer. Medan varje projekt är annorlunda är några tips användbara för alla projektkoordinatorer.
Utveckla en detaljerad arbetsplan
Innan något av projekthjulen börjar rotera, utveckla en detaljerad arbetsplan som täcker varje aspekt av projektet. Inkludera sådana saker som en budget, tidslinje, lista över kontakter och, om det behövs, beredskapsplaner eller svarsscenarier. Att ha en plan hjälper dig att följa igenom någon osäker terräng samtidigt som du kartlägger en generell riktning för projektet. Cirkulera planen till alla relevanta aktörer så att varje medlem av projektet ligger på samma sida.
Var beredd att avvika från planen
En detaljerad och tydlig plan är väsentlig för projektkoordinering, men det är också förmågan att improvisera och ändra planen efter behov. De bästa projektkoordinatörerna följer en plan så länge det fungerar. Om planen misslyckas med att rikta projektet mot dess ändamål, eller om det visar sig vara brist på ett eller flera områden, är det dags att byta planer. Projektkoordinatorer bör vara öppna för inmatning från andra lagmedlemmar när planerna ändras och förändringar ska meddelas alla relevanta aktörer.
Minimera kommunikationen
Kommunikation är väsentlig för projektkoordinering - flera aktörer från olika sektioner, organisationer, städer, stater eller till och med länder kommer ofta att behöva arbeta tillsammans mot ett visst slut. Detta kräver vanligtvis frekvent kommunikation mellan parterna. Denna process bör dock inte bli försvagande. Utnämna ett minimalt antal viktiga kommunikationsofficer och behåll e-post till ett minimum. Vad som kräver flera e-postmeddelanden kan ofta ordnas snabbt och enkelt via ett telefonsamtal.
Utveckla ledarskapsfärdigheter
Ledarskapsförmåga är långtgående och erforderliga färdigheter varierar från projekt till projekt. Vissa färdigheter står emellertid upp som vanligt nödvändiga för framgång i projektkoordinering - organisation, intelligens, öppenhet och till och med en sans för humor hjälper till att skapa en atmosfär som bidrar till framgång. Koordinatorerna är inte perfekta, men de kan vara bättre eller sämre, och det finns alltid utrymme för förbättringar. Projektkoordinatörer bör vara öppna för feedback från andra och borde lägga lite tid på att tänka på hur deras ledarskapsförmåga kan utvecklas och implementeras på ett mer användbart och effektivt sätt.
