Övergång från att använda papper och pennor eller en mängd olika fristående datorprogram till ett integrerat informationssystem är ett säkert tecken på småföretagens tillväxt. Till skillnad från ett osynligt manuellt system hanterar ett tekniskt system alla aspekter av lagring, bearbetning, distribution och kommunikation av företagsinformation från en central plats. Trots att överordnade mål ofta fokuserar på immateriella fördelar som att få en konkurrensfördel eller öka kundtillfredsställelsen, har många företag också påtagliga fördelar som kostnadsbesparingar, förbättrad kontroll och färre datainmatningsfel.
Definiera Tangible
Vad du inkluderar i en konkret fördelningslista beror på om du klassificerar dessa fördelar med en smal eller bred definition. Om ditt företag använder en smal definition, är konkreta fördelar bara de du kan kvantifiera och mäta i monetära termer. Dessa inkluderar både omedelbara kostnadsreduktioner och långsiktiga kostnadsbesparingar. En bred definition innehåller också kvasemässiga fördelar som du inte kan kvantifiera i monetära termer, men att du direkt kan se, röra eller känna.
Kostnadsbesparande förmåner
Även om det ofta tar tid att börja realisera kostnadsbesparingar och kostnader inte kommer att krympa över natten, blir de ekonomiska fördelarna mer tydliga. Dessutom uppstår dessa fördelar ofta i en sekvens. Ett informationssystem ökar till exempel produktiviteten vilket kan leda till minskningar av arbetskraften, vilket minskar driftskostnaderna. Det kan också förbättra effektiviteten i lagerstyrning, vilket ofta minskar ledtid och resultat i både minskade behållarkrav och kostnader.
Bättre intern kontroll
Ett antal konkreta fördelar arbetar för att förbättra förebyggande och detektiva interna kontroller. Ett centralt informationslagringssystem möjliggör till exempel förbättrade åtkomstkontroller. Snabbare rapportering, som ofta översätts till realtidsperspektiv, ökar ansvarsskyldighet och minskar risken för missbruk av tillgångar, bedrägeri eller intern stöld. Dessutom gör automatisk spårning inte bara sökning efter aktuella och historiska dokument enklare, men kan du också konstruera och granska fullständiga revisionsspår för de flesta transaktioner.
Ökad intäkt
Ett informationssystem kan förbättra svarstiden och öka försäljningsintäkterna. Materiella fördelar som förbättrad tillgänglighet och färre informationsflaskhalsar i lagerhanteringsdelen av ett informationssystem kan bidra till att öka försäljningen genom att minska lager och order. I kundrelationshanteringsdelen kan lättare tillgång till kundens information betyda skillnaden mellan att göra och inte göra en försäljning. Det möjliggör även försäljning och kundservice människor att övervaka kundens orderhistorik och schemalägga aktuella försäljningssamtal.
