Microsoft beskriver Outlook Kalender som en "kalender och schemaläggningskomponent som är fullt integrerad med e-post, kontakter och andra funktioner", så att användaren kan skapa möten och händelser, organisera möten, visa gruppscheman och utföra andra uppgifter. Outlook har också noteringsmöjligheter, en journal och webbsurfning och tillåter tredje part att hantera företag och enskilda kalendrar från avlägsna platser. Outlook kan konfigureras och synkroniseras med en persons PDA eller smartphone för on-the-go-funktioner och kalenderhantering.
Öppna Outlook med en persondator, PDA eller smartphone-enhet. Outlook öppnas för att visa brevlådan, e-postprogram. På vänster sida av skärmen hittar du kalenderfliken för att komma åt kalenderapplikationen.
Klicka på kalenderfliken för att få fram den personliga kalenderapplikationen. Kalenderen visar ofta den aktuella veckodagen eller veckans sammanfattning med alla tidigare inlägg eller möten för en enskild eller flera personer inom företaget.
Leta upp hemknappen längst upp på skärmen och välj nya objekt på rullgardinsmenyn. En händelse oavsett typ är ett nytt objekt och varje ny händelse måste anges separat.
Välj fliken All-day event om händelsen kommer att inträffa under hela dagen. De flesta händelserna kommer att ha en start- och sluttid. Ett nytt popupfönster för händelser kommer att skapas.
Ange ett ämnesrubrik för händelsen i ämnesfältet. Ämnet är det som visas i kalenderns sammanfattande vy efter att händelsen har skapats. En plats för evenemanget måste också tillhandahållas.
Klicka på ikonen Alternativ för att visa händelsens status för andra tittare i kalendern. Statusindikatorerna är färgkodade och inkluderar Out of Office-status, upptagen, ledig eller statusen är preliminär.
Välj start- och sluttid för händelsen i rullgardinsmenyn. Om händelsen varar i flera dagar, ange den med start- och sluttiderna och händelsen kommer att visas över flera dagar i kalendern Dag / Vecka / Månads sammanfattning.
Klicka på Spara-knappen för att spara den tillagda händelsen och stänga webbläsarfönstret. Händelsen ska visas i kalendern Dag / Vecka / Månads sammanfattning. Om kalendern finns i en allmän mapp kan andra se händelsen så snart den läggs till.
Upprepa ovanstående steg för varje händelse. Icke-relaterade händelser måste läggas till kalendern individuellt. Dubbelklickning på ett datum från kalendervyen Dag / Vecka / Månad öppnar en genväg till tilläggsfönstret för tilläggsevenemang.
