Möten händer regelbundet i näringslivet och minuter är de officiella dokumenten som används för att registrera de åtgärder som vidtagits och beslut som fattats. Sedan några minuter har blivit officiella dokument i företagets ögon behöver eventuella ändringar som görs till protokollet kräva ett tillägg. När du skapar ett tillägg måste du veta när och hur man presenterar det för mötesutskottet och lägger till det i de officiella minuterna, så att du inte gör dessa ändringar av sig själv.
Förbered kopior av de officiella minuterna från det senaste mötet, så att alla som deltog i mötet kan granska dem.
Passera protokollet vid nästa möte. Det är vanligt för mötesordföranden att starta saker genom att se över protokollet från föregående möte. Alla deltagare måste läsa igenom protokollen och godkänna dem innan de går vidare. Om någon har något att lägga till, ändra eller korrigera, så är det lämpligt att säga det.
Skriv ned ändringarna till protokollet. Du kan skriva ändringarna direkt på din kopia av protokollet eller ta ner noterna på ett separat papper.
Tillåt mötesmedlemmar att alla överens om de föreslagna ändringarna i protokollet, som kommer att visas i tillägget. Om alla är överens kan du gå vidare med att skapa tillägget till protokollet.
Skapa tillägget efter att mötet har avbrutits. Det är bäst att lägga till tillägget strax efter mötet, så att informationen fortfarande är frisk i ditt sinne. Använd protokollmallen för att skriva i tilläggsinformationen.
Cirkulera de officiella minuterna med det bifogade tillägget bakom dem till mötesgruppens medlemmar. Du kanske inte vill vänta tills nästa möte gör det, om det är långt i framtiden. Sänd snarare en elektronisk kopia av protokollet och tillägget via e-post till gruppen, och låt medlemmarna veta att deras feedback eller godkännande är välkommen. Om alla i gruppen godkänner protokollet med tillägg, blir detta ditt nya arbetsdokument.
Ta protokollet och tillägget till ditt nästa möte för att få din ordförandes signatur. Protokollet blir bara officiellt när ordföranden skriver ut på dem.
