Årsstämman är ett möte med styrelseledamöter, aktieägare, investerare och ledande befattningshavare för att granska finansiell information och täcka viktiga beslut och förändringar gjorda under det gångna året. AGM-protokoll sammanställs som en förteckning över mötet och innehåller specifika uppgifter om viktiga beslut vid mötet och anteckningar om valda tjänstemän. Protokollen är typiskt kopplad till en bilaga till rapporter som diskuterats eller presenterades under mötet.
Skriv namnet på din organisation, följt av "Årsstämma protokoll". Ange sedan fullständigt datum och tid mötet startade och mötesplatsen. Platsen måste innehålla konferensrums namn och plats där mötet hålls.
Skriv inledningen. Använd den romerska siffran "I" följt av termen PREAMBLE för att introducera deltagare. Lista alla medlemmar som deltar i mötet, från och med presidenten. Lista sedan vice vd, kassör, sekreterare och ledande medlemmar närvarande. Antingen fullständiga namn eller första för- och efternamn kan användas för det här avsnittet.
Lista observatörer och ursäkter. Om det finns mötesdeltagare som inte är tjänstemän eller kommittémedlemmar kan de vara upptagna som observatör eller ursäkt. Om ingen faller i någon kategori, ange "Nil" för varje.
Introducera protokollet från föregående möte. Använd den romerska siffran "II" följt av MINUTER AV FÖREGÅENDE MÖTEN för det här avsnittet. Ange eventuella rörelser som flyttades, utsändas och vidarebefordras till det nuvarande mötet.
Introducera mötesrapporterna. Börja med det här avsnittet med den romerska siffran "III" följt av RAPPORTER. Lista rapporterna individuellt som bilagor.
Spela in valprocessen. Använd den romerska siffran "IV" för att indikera val för återvändande tjänstemän, presidenten, vice president, sekreterare, kassör och andra valda tjänstemän. För varje kandidat måste du inkludera: den nominerade personen; vem de nominerades av vem utsändde nomineringen och om förvaltaren nekade eller godkände nomineringen. Den valda tjänstemannen kommer då att anges som sådan inom protokollet.
Spela in offentliga tjänstemän valet. Om du väljer offentliga tjänstemän måste du ange namnet på förvaltaren och de personer som nominerade och utstationerade tjänstemannen.
Ange eventuella förslag som har gått eller presenterats på mötet. En rörelse är en röst för eller mot en viss policy eller ett beslut, och kan presenteras under mötet. Ange några av dessa diskussioner i protokollet och ange om rörelsen var godkänd eller avskedad.
Spela in andra aktiviteter. Under romerska siffran "V" listar och summerar eventuella diskussioner eller händelser som ägde rum i mötet utanför valet och introduktionerna. En punktlista eller 2 till 3 meningar om varje objekt är typiskt nog för granskning vid nästa möte.
Ange bilagainformation och ekonomiska uppgifter. Den sista delen av årsstämmans protokoll måste listas bilagor som refererats tidigare i protokollet och slutar med en sammanfattning av finansiella data som kassören tillhandahållit.
tips
-
Årsstämman hålls vanligtvis varje år för att informera medlemmarna av föregående års verksamhet och välja tjänstemän och tjänstemän för det kommande året. Kopior av årsstämman kan distribueras till alla deltagare strax efter mötet. Sekreteraren kan behöva ge en kopia av årsstämman vid nästa sammanträde för granskning.
