En organisations framgång eller misslyckande beror ofta på förmågan att kommunicera med sina medlemmar, enligt kommunikationsavdelningen vid California State University. Ny teknik, blandad med kulturellt mångsidiga publikgrupper, har ökat betydelsen av organisationskommunikation, men har också gjort fältet mer komplext. Att förstå några av de gemensamma hindren kan förbättra organisationens förmåga att kommunicera.
Felaktig struktur
Publiken behöver struktur för att förstå ett meddelande, och många meddelanden är dömda eftersom de saknar den korrekta organisationen, enligt Lee Hopkins, som har skrivit mer än 130 artiklar om företagskommunikation. Strukturen är kritisk, eftersom publiken, utan en introduktion, kropp och nära, kommer att ha svårt att behålla, återkalla och bearbeta informationen. Dessa regler gäller för all kommunikation, allt från e-post till offentliga presentationer, och till publiken av alla storlekar.
antaganden
Två gemensamma kommunikationsantaganden stavar katastrof för framgången för en organisatorisk kommunikation. Man antar att alla medlemmar i organisationen har samma kunskapsbas som meddelandets avsändare. Den andra tror att informationen kommer att spridas exakt och effektivt på egen hand efter att endast en eller två medlemmar har tagit emot det. Free Management Library, en online guide för ledarskapsartiklar, rekommenderar att ledningen proaktivt, genomtänkt och strategiskt kommunicerar med sina medlemmar. Specifika rekommendationer från Free Management Library inkluderar upprättande av regelbundna möten mellan anställda och ledare samt mellan olika avdelningar. Andra tips är att ge anställda skriftliga kopior av arbetsbeskrivningar, anställda handböcker och andra kritiska företagsmaterial.
Övertryck på teknik
För mycket beroende av ny teknik, tex textning, Twitter eller andra sociala medier webbplatser kan innebära att inte alla medlemmar av organisationen får bokstavligen meddelandet. En snygg blogg kommer till exempel inte vara lika användbar för medlemmar som måste slutföra en uppgift utan tillgång till Internet. Jim Shaffer, författare till "The Leadership Solution", rekommenderar att de som ansvarar för organisationskommunikation granskar sina planer för att säkerställa att de använder metoder som ger information som kunder och anställda behöver, istället för att förlita sig på trendiga eller attraktiva format.
För mycket information
Ett annat vanligt felsteg är att tro att lägga till detalj efter detalj till en kommunikation kommer att göra det mer övertygande när faktiskt alltför mycket information kan stänga av en publik. Enkelhet är nyckeln för att skapa organisatorisk kommunikation som förblir hos en publik. Oavsett hur mycket du älskar en produkt, förstår en idé eller har erfarenhet av en bransch, håll dig till två eller tre huvudpunkter, i stället för att prata eller skriva om allt du vet, för att få ditt meddelande över.
Glömmer Om Nonverbals
De som ansvarar för organisatorisk kommunikation måste vara uppmärksamma på icke-verbala signaler som antingen kan förbättra ett beredd meddelande eller helt förringa eller förvränga dess mening. I västkulturen visar ögonkontakt, korrekt hållning och kläder som är lämpliga för situationen att meddelandets avsändare är intresserad, respektfull, uppriktig och trovärdig, enligt mindtools.com.
