Företag har tillgångar som förlorar värde över tid och kan behöva avyttras. Ett exempel är gamla bilar som kan vara avlopp på företaget på grund av täta reparationer. En förteckning över tillgångar ger slutlig placering eller avståelse av avfall, överskott eller skrot med lämplig process och under rätt myndighet. Avfallshantering kan uppnås genom övergivande, förstörelse, internering, förbränning, donation eller försäljning. Tillgångar måste avyttras i enlighet med kapitalförvaltningsprincipen.
Bestäm förfarandena för bortskaffande av tillgångar i det land där ditt företag befinner sig. Ange dem sedan i förvaringsbrevet. Fyll i en förfrågan om tillgångshantering, som vanligtvis kan hämtas från företagets inköpsavdelning. Om försäljningen av tillgångarna kommer att bli avhämtningsmetoden, begära att intresserade köpare lämnar uttryck för sitt intresse. Ange de specifika tillgångarna som ska avyttras och ge deras nuvarande värde.
Ange platsen där de som är intresserade av att köpa tillgångarna ska gå för att se dem. Ange vilken tid visning kommer att äga rum och proceduren som ska användas för att utföra försäljningen. Ange om köparen ska göra en förskottsbetalning på försäljningsdagen och om det finns avgifter som ska debiteras för att delta i auktionen.
Inkludera i anbudsförteckningen anbudsinfordran om du ska skaffa tillgångarna med "anbudssystemet". (Skillnaden mellan "försäljning" och "anbud" är att försäljningen innebär att sälja tillgångarna till ett fast pris, medan anbudsförfarandet innebär att köpare ställer in de priser de är villiga att betala. I anbudssystemet säljs tillgångarna till högsta anbudsgivaren.)
En av alternativen är att tillgångarna säljs internt, det vill säga till medlemmar - som anställda eller aktieägare - av bolaget. Ange om extern upphandling kommer att äga rum, vilket innebär att utomstående får få anbud. Förvaltningsbrevet måste klart ange dessa alternativ och ange metoden - tidningar eller online, till exempel - att annonsera anbudet.
Ange i tillgångshanteringsbrevet om det finns ett lägsta budpris och vad som händer om det lägsta beloppet inte är uppfyllt. Ange om avyttringen kommer att stoppas eller andra bortskaffningsmetoder kommer att beaktas.
Ange i handlingsbrevet om inköp ska tillåtas. Det är här tillgångar handlas i och tillämpas på inköp av nya varor. Om så är fallet, ange att en formulär för förvaring av tillgångsansökan lämnas in och vidarebefordras till den företagsavdelning som ansvarar för förvaltningen av tillgångarna. Vissa företag har dock avtal om finansiella tjänster, såsom investeringsbanker, för att hantera sina tillgångar. I sådana fall vidarebefordras formuläret för förvaringsansökan till relevanta finansiella tjänster.
Påpeka om tillgångarna kommer att kasseras genom donation till behövande personer eller om de kommer att förstöras. Ange processen som ska följas för att avgöra vem tillgångarna ska doneras till. Om bortskaffandet kommer att ske genom destruktion, ange hur detta ska ske och vilka relevanta lagar som ska följas.
