Nya mjukvaru- och telekommunikationsalternativ har revolutionerat kundservicen. Det är nu möjligt att lägga ut kundservice till specialiserade företag som kan tillhandahålla service via telefon, e-post, chattfönster och till och med inom onlinespel. Webbaserad programvara kan hantera sofistikerad samtalsrutning, integrerad med en kunddatabas. Eftersom detta i stor utsträckning tar bort behovet av stor och dyr maskinvara, är det också möjligt att skapa ett distribuerat callcenter med agenter som arbetar från avlägsna platser och till och med egna hem.
Skaffa finansiering. De allmänna kostnaderna för att skapa ett kundserviceföretag kan variera stort beroende på om du anställer dina anställda direkt och måste ge fördelar, hur mycket du spenderar i marknadsföring för att säkra din första kund och om du har ett kontor och en centraliserad utrustning. (Det kan krävas för kunder med höga säkerhetsbehov.) Hämta ett banklån eller investeringskapital från vänner, familje- eller ängelinvesterare, se till att du tar tillräckligt med pengar för att täcka dina kostnader helt och hållet tills dina affärer har positiva intäkter och kassaflöde.
Köp eller licensiera ett kundrelationshanteringsprogram (CRM) och callcenter-mjukvarupaketet. Det finns integrerade alternativ, som tillhandahålls av Salesforce.com eller högre än PBX-hårdvaru- och mjukvarusystem. (Se Referens 3.) Ju lättare din programvara är att använda, desto effektivare och produktivare kan dina anställda vara.
Säkra ett kontrakt från en kund. När du precis börjat kan du rikta dig mot mycket små företag som bara behöver en eller två kundserviceagenter i taget och för vilken du kan erbjuda en attraktiv prissättningsmodell. Skapa ett kvartals- eller årligt kontrakt för att garantera intäkter för dig själv.
Hyr och utbilda kundtjänstagenter. Du måste träna agenter på ditt företags standard för kundtjänstkvalitet, om att använda dina mjukvarupaket och på specifika produkter och tjänster från dina kunder. I de flesta fall måste du betala agenter för denna träningstid och kanske behöva producera träningsböcker, videor och annat material.
Utvärdera och uppgradera dina tjänster. Samtalsövervakning och läsning av agenternas e-post till kunder är en nödvändig del av kvalitetskontrollen för ditt kundserviceföretag. Du bör också undersöka de kunder som dina agenter har tjänat för att bestämma deras nivån på tillfredsställelse med servicekvaliteten. Slutligen bör du också följa upp med dina kunder för att se till att deras behov uppfylls, och de är nöjda med din tjänst. Träna, utvärdera och motivera dina anställda kontinuerligt för att få konsekvent höga resultat.
