Minnesbidrag istället för blommor är ett vanligt sätt att hedra en anställd efter deras död. Förutom att visa sympati mot medarbetarens familj, gör ett minnesbidrag också ditt företag att bidra till en värdig sak. En donation till en välgörenhet åtföljs ofta av ett minnesbidragsbrev för att säkerställa att den avlidne är väl hedrad för bidraget.
Formatera en minnesbidragsbrev
En minnesbidragsbrev är en typ av formell företagsbrev, vilket innebär att den ska innehålla adressen till den välgörenhet som donationen kommer att göras, en hälsning, kroppstext och ett formellt signaturblock. Hälsningen kan skrivas "Till vem det kan vara" om välgörenheten inte angav en person som ska styra donationen.
Förutom att inkludera välgörenhetsadressen i brevets rubrik, ska adressen till en avlids familjemedlem också ingå, eftersom de flesta välgörenhetsorganisationer kommer att meddela familjen av gåvan vid mottagandet. Dessutom är det viktigt att inkludera din adress i brevets stängning så att ett skattekvitto kan skickas till dig från välgörenhetsorganisationen.
Ordförandeskap en minnesdonation
Medan strukturen i en minnesbidragsbrev är formell kan innehållet i brevets kropp anpassas. Starta brevet med namnet på den anställde i vars minne donationen ges tillsammans med donationsbeloppet och namnet på den välgörenhet som kommer att få presenten. Inkludera även den information som anges i avlidnadens dödsfall eller begravningsprogram, såsom en viss fond eller stipendium som pengarna ska riktas mot.
Lägg till mer personalisering till brevet genom att visa en koppling mellan välgörenhetsorganisationen och din tidigare anställd. Detta kan innehålla en personlig historia om deras kärlek till djur, om välgörenheten är en djurräddningsorganisation eller deras samband med barn, om välgörenheten är ett barnsjukhus, till exempel. Om ingen välgörenhet anges av familjen ska du i stället diskutera orsaken till välgörenheten valdes av ditt företag och hur den avlidne är kopplad till det beslutet.
Visa din sympati
Förutom att skriva ett minnesbidrag till den välgörenhetsorganisation som kommer att få presenten är det också vanligt att skicka ett sympatikort till den avlidnes överlevande familj. Inkludera ett personligt meddelande till familjen, tillsammans med en anteckning som anger att du bidragit till en välgörenhet till minne av deras familjemedlem.
Inte bara en affärsbrev
Medan en minnesbidragsbrev har en specifik form och funktion betyder det inte att det måste vara opersonligt. Faktum är att bara motsatsen är sant. Genom att kombinera informationen du vill förmedla med små detaljer som kommer ihåg den tidigare medarbetaren får du ett varmt intryck av en omsorgsorganisation som värderar sina medlemmar.
