När du behöver uppdatera en träningshandbok, affärsprocess eller handbok är det perfekta fordonet ett träningsnotat. Med memoformatet kan du rikta dina mottagare och inkludera aktuell uppföljningsinformation och är särskilt användbar i situationer där nya juridiska överväganden eller nödvändiga steg har lagts till i en befintlig process. Genom att följa några enkla steg kan du se till att ditt memo kommunicerar dina idéer tydligt och kortfattat, samtidigt som du undviker vanliga fallgropar.
Identifiera din publik. Detta hjälper dig att inkludera de mest relevanta uppgifterna för ditt memo. Om du till exempel skriver för att förklara hur du använder den nya kopiören på tredje våningen, skicka inte notan till varje anställd i byggnaden. Eller om en ny lag kommer att påverka hur avtalsförhandlingar tas i ett advokatbyrå behöver du inte inkludera underhållspersonalen.
Presentera ditt ämne De första par raderna borde låta dina läsare veta varför detta memo är viktigt för dem. Låt dem veta vad den gamla processen var, eller vilken aktuell process den här uppdateringen gäller, samt orsaken till uppdateringen.
Beskriv de nya stegen eller kraven. Använd bara en nivå av rubriker och håll dina förklaringar kortfattat och fokuserade. Inkludera den uppdaterade informationen samt eventuella tidigare steg eller processer som inte längre bör följas eller utföras.
Inkludera en tidslinje. Låt din publik helt enkelt veta när den nya politiken träder i kraft. Om det är en omedelbar förändring, säg klart om det finns någon grace period eller övergångsprocess för det tidigare förfarandet. Om till exempel, om det finns en ny blankett för att begära ledighet, låt anställda veta vad som kommer att hända med förfrågningar som redan behandlas.
Stäng med uppföljningssteg. I slutet av ditt memo, låt din publik veta vad de ska göra om de har frågor som inte har besvarats i ditt dokument. Det kan innehålla en länk till ytterligare dokumentation eller ett kontaktnummer som de kan ringa. Om ditt träningsnotat ingår i en serie uppdateringar, ange när nästa uppdatering är klar.
tips
-
Begränsa ditt memo till ett primärt ämne. Använd andra person (du) för att tala direkt med din publik.
