Ingen gillar skatttid. Låt oss vara riktiga: Att skicka dina skatter är alltid så stressande - även om du anlitar en revisor för att göra det för dig. För att underlätta din skatt ångest är det viktigt att fylla i rätt pappersarbete och skicka det vid rätt tidpunkt för att undvika sanktioner. Det här är formuläret W-2 och W-3. IRS har en serie "W" -former, men W-2 och W-3 är nära kopplade till arbetsgivaren. En är alltid nödvändig, medan den andra inte kan vara.
W-2 och W-3 formulär är definitivt lika. Huvudskillnaden ligger i deras mottagare. Kopior av en W-2-blankett går från arbetsgivaren till arbetstagaren. Kopior av en blankett W-3 går från en arbetsgivare till Social Security Administration (tillsammans med ytterligare kopior av W-2s). Så hur filar du och vad är skillnaden?
tips
-
Arbetsgivare använder W-3s för att rapportera inkomster till Socialförsäkringsverket om de inte arkiverar W-2s elektroniskt.
Vad är en W-2 Form?
Den som någonsin varit anställd i ett företag har fått en W-2-blankett. Det här är som en syster till MISC-1099, som tjänar kontraktsarbetare. Innan du börjar jobba hos ett nytt företag fyller medarbetare en W-4 som beskriver alla sina skatteinnehav. Denna blankett används sedan av en arbetsgivare för att skapa en W-2. Vid årets slut skickas en W-2 ut till alla anställda, vilket låter dem få veta deras totala intäkter för året och skatter som hölls från sina lönecheckar. De kan använda detta för att få återbetalning på deras skattedeklaration. Beroende på anställdas kvarhållande status kan de behöva betala IRS i slutet av året. Detta är vanligtvis vanligare med 1099 arbetstagare, som inte har skatter som hölls i förväg.
W-2 formulär är ett krav för varje arbetsgivare med anställda. IRS påstår att arbetsgivare måste rapportera lönerna för varje anställd så länge de:
- Hade inkomstskatt, social trygghet eller Medicare skatter hållas.
- Hade inkomstskatt som skulle ha blivit bibehållen, så länge som de bara hävdade ett inbetalningsbidrag eller inte hävdade ett undantag på deras W-4.
Vad är en W-3 Form?
Offentliga fördelar är en räddningstjänst för dem som faller under fattigdomsgränsen. I slutet av dagen betalar vi alla till dem, och vi har alla rätt att samla dem under vissa omständigheter. Till exempel kan personer över 65 år samla socialförsäkring så länge som de har betalat tillräckligt in i systemet. De under fattigdomsgränsen kvalificerar sig för Medicare. Socialförsäkringsverket behöver veta exakt hur mycket arbetsgivare betalar in i systemen, och det är där en W-3 kommer in.
Om du är anställd har du förmodligen aldrig behandlat en W-3-blankett. Detta används strikt av arbetsgivare. I slutet av året använder arbetsgivare en W-3 för att rapportera inkomsterna, Medicare lön och Sociala löner för alla sina anställda. Dokumentet skickas till Socialförsäkringsverket senast februari. Fångsten är att den också måste inkludera W-2 skatteformulär för varje anställd. Om du har 10 anställda, måste du skicka in 10 W-2 formulär. Totalsummorna från alla de W-2 formulär som lagts upp ska vara lika med vad du rapporterar på din blankett W-3.
Maila en W-2 och W-3
Arbetsgivare vet att W-2-blanketter kommer med många kopior - sex för att vara exakta. Så, vilken är den rätta att skicka med din W-3? Kopia A skickas till Socialförsäkringsverket, vilket innebär att det här är vad du bifogar till din W-3. Kopiera B och C gå direkt till dina anställda. De skickar den förstnämnda till IRS och håller på sistnämnda för deras personliga register, om de någonsin ska granskas. Kopia D lämnas in i dina dokument, bara om du någonsin granskats.
De sista två kopiorna: Kopia 1 och Kopia 2 är för statlig eller lokal inkomstskatt. Dessa går till din anställd tillsammans med Copy B och C. Anställda får två kopior av Copy 2 eftersom vissa kan behöva fila i olika stater.
Få W-2 och W-3 kopior
Det är ganska lätt att få kopior av W-2 och W-3 blanketter. Du kan redan köpa tryckta formulär på kontorsmateriel eller skapa dem i Socialförsäkringsverkets sektion "Business Services Online". Du kan också skriva ut dem från IRS hemsida - bara kom ihåg att dessa formulär måste kunna scannas. Stick med regeringens webbplatser för att få de officiella formulären. Om det inte kan läsas av en maskin, kommer du att få böter.
När ska jag skicka dem?
IRS börjar behandla avkastning i slutet av januari, men ju snabbare du fil, desto snabbare brukar du få en avkastning. Det finns vissa regler om när en arbetsgivare måste skicka in en W-2 och W-3 till rätt parter.
Både W-2 och W-3 måste skickas till de rätta partierna senast den 31 januari. Om du misslyckas med att lämna in tid kommer du att medföra några böter, som IRS beräknar baserat på hur sent din ansökan är. Det finns en $ 50 straff per W-2 formulär som skickas inom 30 dagar efter förfallodagen (vilket lägger till om du har många anställda). Maximalt straff är $ 536 000 i det här fönstret. Om du är 31 eller flera dagar sen, kommer straffet till 60 USD per avkastning med maximalt 1 609 000 USD. Om du skickar din retur efter den 1 augusti stiger straffen till $ 260 per avkastning med maximalt $ 3.218.500. Saker blir ännu värre om IRS tror att du avsiktligt har avstått från W-2 och W-3-formulär. I det här fallet är bötesbeloppet $ 530 per retur, och det finns inget maximum.
Småföretagare får en paus på straff. De är begränsade till lägre priser, men varierar fortfarande mellan $ 50 och $ 530 per retur. Du kan också få påföljder för arkivering av formulär som inte är maskinlästa eller har felaktiga uppgifter.
Extensions garanteras inte alltid
Tidigare kunde nästan alla få en förlängning för att lämna in sena W-2 och W-3-blanketter. Under senare år är det inte så. IRS har vridit reglering på huvudet. Idag måste du fylla i en anknytningsansökan, men det är inte garanterat. Du måste ha en legitim anledning till din ansökan om förlängning.
Om du vill filen för en förlängning måste du fylla i IRS Form 8809 senast den 31 januari. Utvidgningen ger dig bara 30 dagar.
Filing A W-2 och W-3
Företag skickar vanligen bara MISC-1099-formulär om de betalar en entreprenör mer än 600 dollar för sitt arbete. Det här är inte fallet för en W-2, som inte har några minimikrav på arkivering. Varje arbetsgivare måste ange en W-2 för en anställd, även om de inte gjorde tillräckligt med löner för att kräva att de lämnar in en avkastning.
På baksidan behöver arbetsgivare inte alltid fylla i en W-3-blankett. Det här är egentligen bara för personer som skickar via post. Om du elektroniskt skickar din medarbetares W-2 formulär till Social Security Administration och IRS behöver du inte skicka en W-3. Online arkivering är ett krav för alla med mer än 250 anställda.
