När du ansöker om bidrag, kommer du vanligtvis att behöva lägga fram en föreslagen budget tillsammans med resten av ditt förslag. I nästan alla fall måste budgeten åtföljas av en budgetberättelse. Det här avsnittet av ditt bidragsförslagspaket hjälper till att förklara och, ännu viktigare, rättfärdiga siffrorna i din föreslagna budget. En stark, stödd och välskriven budgetberättelse hjälper till att övertyga de ansvariga för att bevilja bidraget att din organisation och projekt är den vinnande satsningen bland en mångsidig kandidatpool.
Vad är en budgetberättelse?
Medan bidragsprogrammen ofta kräver att sökandena uppfyller programspecifika riktlinjer, begär de flesta bidragspaket att förslaget innehåller en planerad budget och en medföljande budgetberättelse. Berättelsen kan finnas i en separat del av förslaget, eller det kan läggas till budgeten som kula eller anteckningar bifogade specifika budgetposter. Medan syftet med budgetavsnittet är att ge läsaren ett ögonblickligt intryck av siffrorna själva, bör berättelsen utformas för att motivera budgeten, både totalt och på ett specificerat sätt. Att räkna med varje budgetpost tillfredsställande och korrekt berättar särskilt för stora bidrag. Berättelserna ska bidra till att förklara för läsarna hur och hur bidragsfonderna kommer att få en positiv inverkan om förslaget ska godtas.
Vad är budgetberättelsens funktion?
Syftet med budgetberättelsen är att både förklara och motivera de beräknade kostnaderna för förslagets plan. För att vara effektiv måste en budgetberättelse skrivas tydligt och kortfattat i vanligt språk. Berättelsen förklarar varför varje enskild kostnad är nödvändig för att uppnå förslagets mål och bidragsprogrammets mål. För att göra jobbet både enklare och enklare, skapa både din budget och din budgetberättelse på ungefär samma gång. Arbetet du gör för att skapa ett avsnitt kommer nödvändigtvis att informera och forma den andra och vice versa.
Hur organiserar du en budgetberättelse?
Generellt sett kommer budgetberättelser att organiseras i linje med budgetens organisation, eftersom dess syfte är att klargöra och motivera budgeten. Att skapa en berättelse som efterliknar själva organisationsstrukturen bidrar till att förstärka dina data och känslan av ett sammanhängande förslag till din läsare.
Börja med att kategorisera varje del av din berättelse i linje med hur budgeten själv gör det. Du kanske vill skriva en separat sektion för ovanligt dyra objekt, i stället för att gruppera dem i ett enda stycke. I övrigt, för det mesta, bör varje vara omfattas i sin egen paragraf, under lämplig kategori. Inkludera specifik information om varför den specifika kostnaden är nödvändig, hur det hänför sig till ditt program och hur det förhöjer bidragets mål. Dessutom ska du inkludera dokumenterat stöd för objektet, dess kostnad och specifika källa, om tillämpligt.
Vad är ett exempel på en budgetnedbrytning?
Ett exempel på en budgetuppdelning innefattar följande kategorier:
- Personal och konsulter (eller omväxlande bryta dessa i två separata kategorier)
- Fringe Benefits
- Resa
- Övriga kontrakt och tjänster
- Verktyg / Utrustning
- Tillbehör och material
- Programinkomst
- Diverse
De bidrag du ansöker om kan ha sina egna specifika krav på förslaget i allmänhet eller budgeten och budgetberättelsen i synnerhet. Kontrollera alltid dina bidrags krav innan du färdigställer förslaget och budgetberättelsen. De flesta bidrag förväntar sig att budgetposter kategoriseras.
Skriv som om till en vän
För att vara effektiv bör innehållet i en budgetberättelse vara specifikt, rimligt, genomförbart och välorganiserat. Tänk på att syftet med berättelsen är att motivera de föreslagna kostnaderna och utgifterna och att bevisa att de är båda motiverade och nödvändiga. För att skapa ett utkast till berättelsen för varje sektion och budgetpost, anlita uppgiften som om du förklarade för en intresserad vän som helt och hållet är oförbunden med programmet, ditt företag, stipendiet eller finansieringsorganisationen. Den här personen vill veta mer men saknar den professionella bakgrunden eller vokabulären för att förstå dina mål instinktivt. Du måste förklara det för den här intresserade, oerfarna vän med hjälp av klara, enkla termer och okomplicerad resonemang.
Skriv varje berättande avsnitt som om du talade direkt till den här personen. Det här hjälper dig att skapa en processberättelse med ett konversationsflöde med ett enkelt, tydligt språk. När du har skrivit ett komplett utkast till berättelse genom att använda detta tillvägagångssätt, kan du gå tillbaka och revidera texten för att flöda smidigare och korrigera eventuella läsbarhetsproblem.
Upprepa siffrorna för klarhet
Upprepa de exakta priserna i din berättelse, förutsatt att din berättelse kommer att finnas i en separat del av ditt förslag. Detta gör det lättare för läsaren att förstå din budget och detaljerna om hur medlen kommer att användas. Om din budget baseras på prognoser, förklara hur du uppskattade kostnaderna, och om du har några skriftliga citat eller uppskattningar från externa leverantörer, bifoga dem till ditt förslag som bilagor.
Fortsätt vidare med antagandet att din läsare inte nödvändigtvis förstår hur varje artikel ska användas eller vad syftet är med att uppnå dina mål. Ta med tydliga beskrivningar av hur objektet ska användas, eller vad tjänsten bidrar till ditt föreslagna program.
