Att skapa en inventeringslista över objekten på ett kontor kan vara viktigt vid stöld, brand eller naturkatastrof. Utan en lista skulle du behöva förlita dig på ditt minne för att redogöra för kontors innehåll. En kopia av listan ska lagras på plats och uppdateras som kontorsmöbler och utrustning köps eller tas bort. Eventuellt kan du komplettera en inventeringslista med ritningar eller fotografier som visar placeringen av nyckelobjekt i varje rum.
Möbler och tillbehör
En lista över kontorsmöbler och rumstillbehör inkluderar skrivbord, stolar, lampor, papperskorgen, filskåp och även fönsterbehandlingar. Dekorativa föremål bör inte förbises, till exempel bilder eller målningar, vägghängande bitar, växter, prydnadsfigurer och speglar. Kontrollera hyllor som utgör ett kontorsbibliotek. Vissa referensböcker kan vara relativt dyra och deras värde bör noteras.
Datorsystem
Hjärtat hos de flesta kontor idag är ett eller flera datorsystem. Systemen består av huvuddatorhöljet (CPU), bildskärmar, skrivare, skannrar, högtalare, tangentbord, möss och alla anslutna kablar. Spela in alla bärbara datorer. Ytterligare saker inkluderar oavbrutna batterilagringsvaror och videoprojektionssystem. En kontorsinventar som även listar inköpspriset och inköpsdatumet för varje objekt, oavsett möbler eller datorer, gör att listan kan användas för att bestämma mängden täckning som behövs för att försäkra kontors innehåll. Inspelning av köpeskillingen och datumet är också användbart när du fyller i inkomstskatteavkastning, eftersom datorer och annan kontorsutrustning kan skrivas av under flera år och deras inköpspris och datum behövs i denna beräkning. Inkludera datorprogram på listan också.
Kommunikationsutrustning
Kontor brukar använda elektronisk utrustning för kommunikation, förutom e-post via en dator. Kontorsförteckningslistan bör innehålla kopia- och faxmaskiner, telefoner, dikteringsmaskiner och intercom. Bredbandsmodem och routrar används för att ansluta datorer och VoIP (Voice Over Internet Protocol) till kommunikationstjänster. Att ha en lista som innehåller serienumret på alla elektroniska och datoranordningar kommer att vara värdefullt vid stöld.
Supplies
Kontor "leveranser" anses vara föremål som används under drift och måste periodiskt fyllas på. I denna kategori finns papper för kopieringsmaskiner och skrivare, anteckningsböcker och anteckningsböcker, fodrade pads, datumböcker och kalendrar, bläck och toner till skrivare och faxapparater, pennor och pennor, markörer, pappersklipp, papperskorgar, kuvert och liknande. En promenad genom en kontorsaffärsbutik eller en snabb titt på din leveranskåpa kommer att påminna dig om några extra tillbehörstypstycken. Programvaruprogram är tillgängliga för att hjälpa till att hantera och spåra kontorsinventarier och kan ge varningar när tillgången är låg och måste beställas om.
