Agendor är som högoktanbränsle för möten - de kan förbättra effektiviteten och produktiviteten i alla beslutsprocesser. En bra dagordning kan minska antalet möten som behövs för att slutföra ett projekt i hälften och kraftigt minska tendensen för möten att avgå i diskussioner som inte är användbara för att uppnå mål.
En agenda för rollen
Målet med en agenda är att underlätta beslutsprocessen bland gruppmedlemmarna. Det kan vara för en teknisk uppgradering eller en budgetdiskussion. Dagordningen hjälper till att hålla mötesdeltagarna inriktade på det slutliga beslutet. Agendor gör det också lättare att utvärdera mötes framgångar genom att tillhandahålla en checklista för uppföljning och ansvarighet.
format
Dagens första rad bör ange mål och syfte med mötet. Vissa agendanformat föredrar att ange målet tillsammans med delmål efter varje dagordningspost. Båda formaten skapar en ram för diskussion. Dagorden kan variera från enkel till komplex. De kan innehålla bilagor och läsmaterial eller agendan från föregående möte. Typen av format som används är generellt fastställd av formaliteten och längden på mötet. En bra tumregel är att formatet ska matcha mötesdeltagarnas klänning. det vill säga ett möte fullt av sandaler och shorts kan klara av med en informell dagordning medan ett rum fullt av kostymer kan kräva en formell dagordning.
Informell vs Formell
Det korta eller informella mötet kan delas in i ett mail eller en mötespåminnelse. Det kan innehålla en linje för mötet och därefter tre till fem korta diskussionspunkter. Den långa agendan är vanligtvis en hel sida, som innehåller en titel, mötesplats, datum och tid, mål och ämnen eller diskussionspunkter. Långa möten bör också innehålla tider för varje diskussionsämne och presentatörens namn. Båda dagordningens format borde sluta med ett avsnitt för "Nästa steg" för uppföljning. Dessa "Nästa steg" kommer att ligga till grund för agendan på nästa möte.
