En byggnadens reception är informationscentrumet för all verksamhet. Det är inte bara en plats att checka in för ditt möte, men det kan också bli viktigt vid en nödsituation. Under en nödsituation tar receptionisten relevant information om situationen och sprider den informationen till den riktiga mottagaren, vilket ger en snabb och korrekt slutsats för händelsen.
förberedelser
Vid en nödsituation blir receptionisten en incidentkommanderare, och hans skrivbord blir ett incidentkommandon. För att fungera korrekt under akutprocedurer bör alla dina viktiga verktyg vara i närheten. Testa din telefon, personsökningssystem och radioapparater regelbundet för att säkerställa att de fungerar som de ska. Inventar dina nödtillbehör, till exempel ett första hjälpen kit, AED, syreflaska, ficklampor och filtar. Se till att du har tillräckliga leveranser av notepapper, pennor och pennor till hands. En handbok för nödsituationer bör finnas tillgänglig, tillsammans med referensblad som ska användas under en incident.
prioriteringar
När en nödsituation presenterar sig, prioritera vad som är och inte är ett omedelbart problem att hantera. Till exempel kan du få ett telefonsamtal från en anställd som begär en säkerhetsansvarig att eskortera henne till sin bil. Ditt svar bör överensstämma med, "Säkerhet är inblandad i en nödsituation vid denna tidpunkt och kan inte hjälpa dig, det vore bättre om du kunde be en medarbetare att eskortera dig."
Nödprocedurer
Öppna omedelbart din handbok för nödsituationer till lämplig sektion och hänvisa till det när som helst du inte är helt säker på vad du ska göra. Följ dina skriftliga procedurer i den ordning de listas, och försök att hålla dig lugn. Detta hjälper till att minska risken för eventuella fel på din sida.
Övervaka all prioritetskommunikation och hjälp med att vidarebefordra viktig radiotrafik till lämpliga personer. Stå vid för att anmäla polisen eller brandkåren.
Fortsätt övervaka inkomst och utflykt till din egendom, vilket möjliggör bättre åtkomstkontroll under nödsituationen. Detta kan göras genom att titta på videoövervakade entrépunkter samt kontrollera personer för korrekt ID vid inresa och utgång. Håll dig aktiv i din besökarlogbok, kolla individer in och ut efter behov.
Var uppmärksam på ditt omedelbara mottagningsområde, letar efter misstänkta personer eller föremål. Rapportera omedelbart omedelbart.
När polis och brand tjänstemän anländer, hjälp dem genom att ha en eskort som väntar vid ditt skrivbord för att rikta dem till nödsituationen. Om en eskort inte är tillgänglig, ge dem en förenklad karta för anvisningar. Var beredd att bistå myndigheterna med evakueringsrutiner vid behov.
Efter händelsen, se till att du fyller i all nödvändig rapportdokumentation. Detta hjälper företaget med ansvarsfrågor och för att förbättra framtida nödprocedurer.
