Just-in-time inventory, eller JIT, är en process avsedd att minska affärsinvesteringar i lager, vilket frigör pengar för att investera i andra delar av företaget, till exempel arbete eller infrastruktur. Företagen bär mindre mängder råvaror med utgångspunkt i ett sofistikerat redovisningssystem som förutspår framtida lagerbehov och beställer dem precis innan de behövs. Leveranserna är mindre men oftare, vilket skapar ett roterande litet lager av färska varor. Målet med detta system är att ha komponenter som levereras till anläggningen strax innan de behövs istället för att hålla en stor inventering av delar eller ingredienser till hands. Med mindre pengar bundna i material i lagringsutrymmen kan företagen lättare förbättra eller expandera.
Det finns ett antal fördelar och nackdelar med just-in-time inventarier. På plussidan är rörelsekapitalet inte knutet, det finns mindre risk att lagren blir föråldrad och det är lättare att ändra produktionsorder eftersom det finns så lite produkt till hands för att komma igenom. Det är dock inte alla positiva. Även med betydande besparingar över hela linjen kan det finnas tillräckligt många nackdelar med JIT för att få någon företagsägare att ta en seriös titt på processen.
Just-in-Time Inventory Disadvantages
I just-in-time inventeringssystem beställer företagen den minsta minsta mängden lager för att komma fram till nästa leveransdatum. En restaurang som använder detta system på ett tvåveckors leveransschema skulle bara beställa tillräckligt med mat för att hålla i genomsnitt fyra dagar av verksamheten. De flesta av dessa system baseras på jämförelsetal från året innan, och de antar att verksamheten kommer att förbli relativt statisk från år till år. Om restaurangens huvudkonkurrent plötsligt går i konkurs kan det uppstå en plötslig ökning av intäkterna som inte planerats i förskott. Som ett resultat kan det inte finnas tillräckligt med mat kvar på hyllorna för att vara kvar genom veckan. Att hitta alternativa källor till livsmedelsförsörjning kan vara omöjligt eller i bästa fall mycket dyrt.
Å andra sidan kan en plötslig och oväntad nedgång i verksamheten betyda överflödiga ingredienser på hyllorna, eventuellt förstöra innan de används. Med ett automatiserat system kan det vara två eller tre lagercykler innan en företagsägare kan justera mängden produkt som kommer in. Detta skapar också ett problem för det närmaste året, eftersom systemet förväntar sig en nedgång i affärer igen och kommer att troligen inte beställa tillräckligt med ingredienser för veckan.
Svårighetsgrad Med Surprise Extra Business
En av de största affärsmässiga nackdelarna är en brist på flexibilitet när det gäller lycka. I de flesta företag är en kund som kommer in och vill beställa en stor mängd produkter en bra sak. För ett T-shirtföretag med ett nytt skolkonto kan det innebära att den nya kunden väntar längre än han bara vill få en fullständig order. Småföretag har inte råd att slänga ned vindar, men det är nästan omöjligt att hitta tillräckligt med råvaror med kort varsel för att ta hand om de lönsamma nya kunderna.
Detta kan lösas på ett av två sätt. I det första fallet kan de nya kunderna få sin önskade order, men de måste vänta mycket längre för att få det på grund av brist på lager. Beroende på vilken typ av skjorta de vill ha kan det ta veckor att hitta en tillräckligt stor leverans för att tillfredsställa de nya kunderna. Å andra sidan, om T-shirtaffärsägaren lyckas hitta en färdig leverans av grundläggande skjortor som kommer att tillfredsställa kunden, är det troligt att de kommer att kosta mer pengar än butikens vanliga leverantör tar ut. Avfallskunden kan faktiskt hamna på att kosta företagets pengar genom att sänka vinstmarginalen till nästan ingenting.
Mer planering och utbildning krävs
Många småföretag gör lager och material beställer för hand med papper och penna, åtminstone i början. Även de som är tillräckligt stora för att behöva eller vill ha ett datorprogram gör det med enkla appar. I de flesta fall är det tillräckligt att ta lager några gånger i månaden, bara för att hålla reda på vad du behöver. I dessa fall är inventering en enkel process och kan lätt undervisas till någon anställd på kort tid.
Med ett JIT-inventeringssystem är hela lagerprocessen mer komplex. Anställda måste utbildas för att ta mycket detaljerad inventering på en mycket frekvent basis. Noggrannhet är avgörande för att hela beställningssystemet för företaget är baserat på dessa nummer. Anställda kommer att behöva lära sig att använda utarbetade datorsystem, vilket kan vara utmanande för dem som inte är bekanta med datorerna installerade på kontoret. För att kunna utbilda och behålla anställda som kan hantera dessa inventeringsuppgifter måste du kanske öka arbetskraftskostnaderna. Dessutom måste du hitta leverantörer som är villiga att arbeta med dig genom att leverera leveranser flera gånger varje vecka utan att lägga till orimliga leveransavgifter till varje order. Det är också en smart praxis att skapa relationer med mindre leverantörer för nödsituationer i händelse av en paus i lager / leveransprocessen.
En Tight Supply Chain Means Mindre kontroll
De flesta småföretagare är stolta över sin förmåga att svänga och förändra saker snabbt när de ekonomiska krafterna kring dem kräver det. Med just-in-time lagringssystem är det mycket svårare att göra detta. Ett grannskapsbageri vet i allmänhet när de lokala firandet kommer att hända och kommer att beställa i enlighet därmed. Men om bageriet upptäcker att en ny bröllopsplanerare letar efter en nödleverans av fina muffinsar har hon liten chans att intensifiera och nå ut för jobbet.
Även om hon lyckas få cupcake-ordern, om bagerens leverantör av silverkakadekorationer är slutsålda, har hon färre möjligheter att erbjuda den potentiella nya kunden. Eventuella störningar i försörjningskedjan någonstans i systemet kommer i slutändan att påverka bottenlinjen för småföretaget med hjälp av detta system. Med färre möjligheter att erbjuda kunder och färre möjligheter att ändra affärsplaner med kort varsel kan just-in-time-lagring begränsa möjligheter som annars skulle kunna utgöra ett litet företag.
Problem med naturkatastrofer
Tornados, orkaner, översvämningar och andra naturkatastrofer kan få stor påverkan på alla affärer, liksom civila oroligheter eller polisåtgärder. Skillnaden med just-in-time inventeringssystem är att effekten kan känns mycket hårdare. Faren är inte bara vad som händer när nödsituationer uppstår nära verksamheten, men också när de händer i andra områden där företagets leverantör råkar vara.
En lokal kaffebrygga som använder JIT-beställning kommer i allmänhet att hålla tillräckligt med bönor till hands för tre eller fyra dagars värde av den genomsnittliga försäljningen. De får lagra en tilläggsdags värde av varor men inte mer än det. Om deras roster, som ligger i nästa tillstånd, slås med en tornado eller en eld, kommer kaffebutitsägaren att ha lite tid att krympa och hitta en ny kommersiell böneleverantör. Om hans kunder är vana vid en viss blandning av proprietära blandningar, kanske han inte kan hålla dörrarna öppna i mer än några dagar innan de går ur lager.
Behovet av högre IT-investeringar
Just-in-time inventarier är så komplexa att de är praktiskt taget omöjliga att använda utan dator och dedikerade program. Företagen kommer att behöva inventeringsspårning, beställningsskapande, försäljningsprognos och en mängd andra program för att systemet ska fungera korrekt. Det innebär en stor investering i både hårdvara och mjukvara samt utbildningstid för ledning och anställda. Det kommer att finnas extra arbetskraftskostnader, extra tillsynsuppgifter och mer tid för inmatning av data.
När alla dessa system är installerade och folket har utbildats, bygger hela företaget nu på datorsystemet för att fungera felfritt. I de flesta fall gör de det, men problem uppstår. Det är anledningen till att IT-avdelningarna finns. Alla affärer med ett JIT-system behöver ha ett förhållande till en IT-professionell som är bekant med den hårdvara den har installerat, liksom en förtrogenhet med de yrkesverksamma som arbetar för JIT-företaget. Inget företag har råd att ha sina lager system offline för dagar, oavsett om det beror på en bugg i programvaran eller en glitch i datorn. Nödreparation kan vara dyr och kanske inte ens tillgänglig på nätter eller semestrar. Smarta affärsägare skapar en reservplan för nödsituationer, men de är tillfälligt stopphål i bästa fall.
Nödvändigt beroende av en leverantör
Att upprätta ett JIT-system kräver att man skapar relationer med större leverantörer som kommer att leverera de veckovisa råvarorna ett företags behov. Även om dessa affärskontakter kan vara till nytta för alla företag, finns det även nackdelar med detta arrangemang.
En pizza restaurangägare som är beroende av ett restaurangförsörjningsföretag har fördelen av att veta hur mycket hon ska betala för pepperoni och mjöl varje vecka, vilket gör det enklare att kontrollera matkostnaderna. Å andra sidan är hon begränsad i sin förmåga att titta runt hos leverantörens konkurrenter för att se vilka priser de erbjuder för samma produkter. Om en leverantör över hela staden erbjuder pepperoni till halv pris den veckan, kan hon inte helt enkelt beställa en beställning innan hon går tillbaka till sin ständiga leverantör. Hon kan byta leverantörer, men det finns inget sätt att bara shoppa för att hitta de bästa priserna varje vecka.
Samma problem händer om leverantören beslutar att höja priserna. Pizzaaffärsägaren sitter fast och betalar de högre priserna tills hon kan hitta en liknande leverantör som erbjuder bättre priser och som är villig att arbeta med henne på sitt beställningsschema. Hur som helst sänker JIT-lageret en företagsägares förmåga att snabbt hitta de bästa kostnaderna för råvaror.
Problem med kundnöjdhet
När just-in-time inventarier fungerar, fungerar de bra. Men när dessa system bryter ner kan företag drabbas av flera fronter. Brist på lager betyder förlust av affärer, men det är bara den omedelbara effekten. Otillfredsställda kunder som inte kan få vad de vill eller som måste vänta längre än vanligt för att få sina order uppfyllda är ett verkligt problem i dagens affärsmiljö.
Internet har ett stort inflytande på nästan alla småföretag, och olyckliga kunder har större makt att skada företag än någonsin tidigare. Granska webbplatser som Yelp och Facebook, Twitter och andra sociala medier, ge kunderna en röst som de aldrig har haft tidigare. En dålig recension, om den skrivs i en underhållande eller chockerande stil, kan räcka för att allvarligt skada något litet företag idag. Viral affärsrecensioner är saker av internet legend, och vissa har upprepats i åratal. I en ålder där varje kund har befogenhet att stänga ett företag om han är motiverad nog, går företagare utöver att hålla dem lyckliga. Att hålla tillräckligt med lager i lager för att hålla kunderna nöjda kan vara en stor del av denna strategi.
