Leverantörsskulder är en kritisk del av dina finansiella poster och kan vara föremål för bedrägeri utan försiktig avstämning och övervakning. Starka betalningsrevisionsförfaranden kan säkerställa att dina betalningsbetalningar är korrekta och aktuella. De bästa kontoutbetalningsrutinerna ger en blandning av dagliga kontroller, rutinmässiga interna kontroller och externa revisionsförfaranden.
Rutinprocedurer
Leverantörsskulderna bör balanseras dagligen för att förena betalningar till registrerade poster. Eventuella avvikelser mellan det totala beloppet som betalats och den totala registrerade ska undersökas och försonas omedelbart. Förvaltningsövervakning av varje enskild person som är involverad i leverantörsskulder bör vara stringent och bör omfatta rutinövervakning av verksamheten. Chefer bör utbildas för att titta på eventuella tecken på försummelse av kontoförande personal.
Anmälningsförfaranden som hjälper till att upprätta ett revisionsspår bör fattas. Dessa sign-offs bör innehålla ledningsgranskning av dagliga avstämningar, månatliga avviksrapporter och individuella anmälningar för stora transaktioner för att säkerställa att all information är korrekt.
Interna kontroller
Interna kontroller för leverantörsskulder bör innehålla signaturkrav enligt betalningsbelopp. Överväg att genomföra flera nivåer av signaturkrav. Du kan till exempel kräva en bokföringsansvarigs underskrift för poster på över $ 5000, en verkställande anmälan för poster på mer än $ 10.000 och krav på dubbel signatur för betalningar på över 25.000 dollar. Matcha dina signaturkrav till dina totala intäkter och mottagligheten av ditt företag i bedrägerier för maximal nytta.
Fastställa rutinmässiga kontrollförfaranden för leverantörsskulder. Inkludera platscheck på individuella betalningar för att säkerställa noggrannhet. Granska till exempel fem leverantörsskulder varje dag och kontrollera betalningsbeloppet och betalningsmottagarens uppgifter och se till att bokföringen har genomförts korrekt.
Vid bokslutsprocedurer i slutet av en månad eller en finansiell period, inkludera inloggningsförfaranden för alla betalningsarbeten inklusive sammanfattande totaler och kontonavstämningar. Håll dessutom en löpande rapport som övervakar betalningsnivåer från hantering av kontot. Om betalningsnivåerna plötsligt ökar eller minskar, kan en automatisk undersökning av orsakerna eliminera eventuella problem.
Externa revisioner
De flesta externa revisioner inkluderar betalningsbar betalning som testområde. Externa revisioner bör ta en detaljerad bokföringslista och spåra totals från detaljerna genom alla bokföringsregister till sammanfattningsvärdet och bör inkludera bankuttag. Välj objekt ska väljas för djuptestning. Välj betalningsmottagare bör kontaktas för att verifiera mottagandet av betalningar. Dessutom bör rutinmässiga avstämningar ses över för noggrannhet och logisk bearbetning. Eventuella avstämningar med stora skillnader bör undersökas fullständigt.
Externa revisioner bör testas för oregistrerade skulder. Överväg att välja alla fakturor över ett angivet tröskelvärde och ett slumpmässigt urval av rutinfakturor för djupgående granskning. Titta på utbetalningsregister, krediter för avkastning, mottagna varor men inte fakturerade, och eventuella fakturospecifika konton. Se till att varje faktura spelas in ordentligt under rätt tidsperiod. Granska kontot för att se om det registrerades som en skuld eller om den uteslutits korrekt från tidsperioden.
