Företagen erbjuder kredit för tjänster eller varor - ett incitament som gör att kunderna kan betala för sina inköpta varor vid ett senare tillfälle. Men även kunder med goda avsikter kan få lax eller missa att betala en faktura, vilket skapar den obehagliga uppgiften att samla in. En försenad borgenär drastiskt påverkar företagets kassaflöde, vilket gör det svårt för dig att betala dina räkningar. Att vara proaktiv på kundskulder innan de uppstår kan bidra till att du får betalt i tid. Men om det inte fungerar, finns det steg som du kan vidta för att främja god affärspraxis och bra relationer med dem som är skyldiga dig pengar.
Undvik att ta på nya kunder med dålig kredit. Ta en kopia av den potentiella kundens kreditrapport eller fråga om kreditreferenser när de ansöker om kredit. Granska kreditreferenserna för den potentiella kunden och ring dem för att verifiera att de är en bra kund. Du kan också begära en kopia av potentiell kunds bokslut för att få en uppfattning om sin solvens.
Få ett tecknat avtal från kunder som tydligt stavar ut förväntningar på leverans och betalning - inklusive eventuella avgifter eller juridiska konsekvenser för sena betalningar. Få kontraktet undertecknat av båda parter och daterat. Har kunder starta betalningsvillkoren separat så att du vet att de förstår denna skyldighet enligt deras kontrakt.
Bygg positiva relationer med dina kunder som gör det svårt för dem att ignorera dina förfrågningar om betald tid. Utveckla vänskap med företagets ledarskap. Håll händelser för att belöna dina kunder för att vara bra kunder.
Erbjud rabatter för tidiga betalningar. Till exempel erbjuder många företag tidiga betalningsvillkor, till exempel 2 procent för betalning av räkningen inom 10 dagar efter fakturadatumet. På samma sätt införa påföljder eller ränta för sena betalningar, vilket tydligt framgår av kontraktet.
Skicka ett mail för att bekräfta att kunden har fått din faktura några dagar efter det att den skickats. Om du skickar fakturor via posten kan du verifiera kvitto på fakturan inom minst en vecka med posten. Om du skickar dem e-fakturor, ställa in din e-post för att få ett "Läs" kvitto skickat till dig när de läser det.
Kontakta din klient via e-post några dagar innan fakturan beror på att de försiktigt påminner om betalning. Om du inte har fått betalning före förfallodagen, skicka ett annat e-postmeddelande minst fem dagar efter förfallodagen för att följa upp. Låt dem veta fakturan är förfallna men inkludera en kommentar för att ignorera begäran om betalning redan har gjorts.
Ring kunden sju till åtta dagar efter att betalningen är sen för att kontrollera statusen. Fråga om när betalningen kommer att göras, eller begär avhämtning för att säkerställa att den är mottagen.
Låt kundens försäljningsrepresentant veta att kunden inte har gjort betalning om det är mer än en vecka sen. Den chef som övervakar kontot kan ha en viss sväng med kunden och kan begära betalning.
Avvisa att göra affärer med kunden tills det sena kontot är uppdaterat. Lämna inga ytterligare varor eller acceptera några ytterligare ursäkter för varför betalningen inte har tagits emot. Avsluta bara att göra affärer med kunden tills situationen är rättad.
tips
-
Den försäljnings- eller marknadschef som ansvarar för kundens konto kan vara en av de bästa personerna att använda när man försöker göra samlingar. Den här personen har vanligtvis ett etablerat förhållande till kunden och kan ta reda på problemet bakom sena betalningar.
Varning
Om en kund anger att sen betalning kommer att skickas före ett visst datum och det inte kommer fram, tillåter inte kunden mer kredit tills kontot betalas i sin helhet. Du kan sätta sådana kunder på kontanter, vilket innebär att de måste betala för sina varor och tjänster vid beställningstillfället.