Tjänsteleverantörer och leverantörer ger ofta en skriftlig uppskattning av de totala kostnaderna för arbetet eller produkterna som köparen vill köpa. I vissa fall är leverantören juridiskt skyldig att göra det. Att skriva en uppskattning innebär att du måste bedöma arbetet eller produktordningen och bryta ner den i en lista för köparens granskning.
Material eller produktlista
För en eventuell produktorder måste du begära en uppskattning eller offert som den potentiella köparen ger dig och konvertera den till en lista med gällande priser. För andra typer av tjänster, såsom elverk, rörmokeri eller konstruktion, måste du undersöka arbetsplatsen för att mäta den fulla omfattningen av det arbete som krävs. Utifrån den bedömningen konstruerar du en preliminär lista över de material du tror jobbet kräver och aktuella priser på materialet hos din leverantör efter eget val eller kundens leverantör.
Arbetskraft
Du kan bestämma arbetskraftskostnaderna på två huvudvägar. Vissa tjänsteleverantörer tar ut en fast ränta för en viss tjänst baserat på deras erfarenhet av hur lång tid det tar att utföra jobbet och vilken prispunkt som gör det lönsamt. Om du saknar en tillräcklig rekord för att utveckla en genomsnittlig fast avgift, måste du göra en utbildad gissning om hur länge du förväntar dig att arbetet ska ta och multiplicera det med din timpris. Denna ränta kan återspegla lokala industristandardräntor. Eller du kan ställa in timprisen genom att dividera den önskade årslönen med till exempel 50 veckor om året och sedan dela upp det med 40 timmar i veckan. Du kan också lägga till en procentsats till toppen för att täcka överliggande kostnader.
Arbetsbeskrivning eller omfattning
Uppskattningen ska innehålla en beskrivning av allt arbete du förväntar dig att göra. Till exempel, en skåpmästare som anställdes för att bygga egna köksskåp skulle inkludera konstruktion av köksskåp, antal skåp och en kort beskrivning av de viktigaste materialen, såsom ekskåp med slaktblockräknare. Grundritningar eller dimensioner kan bifogas på en andra sida. Skåpmakaren kanske också noterar saker som inte ligger inom ramen för uppskattningen, såsom leverans och installationskostnader.
Formatera
Inget enskilt format för den skriftliga uppskattningen har universell acceptans, men de flesta uppskattningar följer ett generellt mönster. Din företagsinformation, till exempel ett brevhuvud, visas högst upp. Termen "uppskattning" eller "citat" ska vara mycket synlig nära toppen av sidan. Datumet för uppskattningen visas generellt direkt ovanför kundens information. Arbetsbeskrivningen kommer därefter, följt av materiallistan och arbetskostnaderna, om några. Den uppskattade totalsumman visas längst ner på sidan. Även om det inte är obligatoriskt innehåller de flesta uppskattningar också ett fönstighetsfönster för uppskattningen, till exempel 30, 60 eller 90 dagar. De flesta kunder uppskattar också att veta vilka betalningssätt du accepterar och förväntade betalningsvillkor. Uppskattningen måste innehålla ett utrymme där kunden kan notera sitt godkännande med en signatur.
