En projektupphandlingsplan beskriver och dokumenterar alla inköp från externa leverantörer som kommer att behövas för att stödja behoven hos ett visst projekt. Ett projekt kan behöva datorer, papper eller andra leveranser beroende på projektets karaktär. Att redogöra för projektets behov och hur leveranserna ska upphandlas möjliggör tillräcklig budget och korrekt planering. En bra upphandlingsplan kommer också att ge specifika steg om hur man initierar och genomför inköp. Detta kommer att säkerställa att alla bud ges rättvist och ligger i företagets bästa intresse.
Definiera planens krav. Inkludera alla planens mål. Till exempel få varor från de bästa leverantörerna till lägsta kostnad.
Ange upphandlingsgruppen. Denna lista omfattar alla parter som kommer att ingå i upphandlingsbesluten. Inkludera namn och kontaktuppgifter för varje person eller grupp.
Dokumentera motiveringen för upphandling. Inkludera anledningarna till att tillgången är nödvändig och hur de ska användas. Identifiera de objekt som kommer att upphandlas under projektets livslängd. Inkludera den mängd objekt som behövs.
Bygg en tidslinje som identifierar alla inköp som kommer att göras över projektets längd. Inköp av leveranser i bulk eller vid vissa tider på året kan leda till besparingar. Inkludera dessa detaljer som en del av tidslinjen.
Definiera leverantörsvalprocessen. Detta inkluderar alla steg som krävs för att få bud. Bestäm ett minimalt antal bud som ska erhållas innan du väljer en leverantör. Ange eventuella kontrakt eller betalningsvillkor som måste avtalas innan du väljer leverantören.
Skapa en lista över uppgifter som ska vidtas för att köpa ett objekt. Identifiera allt pappersarbete som måste fyllas i för att behandla en inköpsorder. Inköpsorder kan behöva godkännas av ledningen.
tips
-
Granska upphandlingsplanen regelbundet. Ändringar av leverantörsvillkor och andra marknadsfaktorer kan påverka planen positivt eller negativt. Anpassa planen så att den passar bäst för företagets behov.
