Ett företag ingår genom att lämna in ett formationsdokument enligt statslagen, vanligtvis med statssekreterarens kontor där verksamheten vill vara belägen. Detta formationsdokument kallas bolagsordning i de flesta stater men är också känt som ett intyg om införlivande eller stadga i vissa stater med en historia om att använda olika terminologier. Verksamheten anses vara införlivad från det ögonblick då statsverket accepterar arkiveringen och anbringar statens försegling eller frimärke till dokumentet, vilket ger myndigheten att verka i staten. Statens varumärke i bolagsordningen är det officiella beviset för införlivande, vilket indikerar det exakta datum som staten accepterade arkiveringen och bolaget bildades som en erkänd enhet.Staten upprätthåller arkivförteckningen och tillhandahåller certifierade kopior och certifikat på begäran för att försäkra allmänheten om att bolaget är registrerat hos staten och har goda förutsättningar.
Filing kvitto
Vid inlämning av bolagsordning med staten kommer verksamheten att få ett ansökningsbevis per post. Om inte affärsordningen beställer (och betalar för) en certifierad kopia av artiklarna vid tidpunkten för pappersarbete, kan kvittot vara det enda objektet som staten lämnat för att verifiera att ansökan godkändes. Detta arkiveringskvitto bör hållas med företagets företagsrekord. I många fall är det ett tillräckligt bevis på införlivandet att bränna det ursprungliga ansökningsbeviset tillsammans med en vanlig (icke-certifierad) kopia av bolagsordningen, vilket försvagar behovet av att betala för certifierade kopior av artiklarna varje gång företaget måste tillhandahålla officiell dokumentation.
Kopia av bolagsordning
Bolagsordning är ett offentligt dokument. Alla stater upprätthåller en bilddatabas med arkiveringar, och de flesta stater gör den här databasen tillgänglig via Internet. Varje medlem av allmänheten kan komma åt databasen, och om funktionen är tillgänglig ladda ner en kopia av de bolagsordning som lagts in med staten (annars kan en person ringa till statskontoret för att beställa en kopia).
Den här nedladdningen kommer att ha statsmärket och ett försäkringsblad som anger det datum då bolaget registrerades, men det kommer bara att vara en kopia. Denna version, tillsammans med anmälningskvittot, kan betraktas som ett tillräckligt bevis för att bolaget öppnar ett bankkonto men sannolikt inte skulle räcka för att tillgodose krav på noggrannhet för en låneansökan. Den bästa lösningen är att ha minst en certifierad kopia av bolagsordningen i företagsrekordboken.
En förfrågan på en certifierad kopia görs enkelt vid tidpunkten för arkivering med betalning av en extra avgift och resulterar i retur av ansökningsbeviset och en kopia av artiklarna med en original statlig frimärke eller upphöjd tätning. En certifierad kopia av artiklarna kan också erhållas när som helst efter inlämning genom att göra en skriftlig förfrågan och betala avgiften.
Registreringsbevis
Några stater (som Missouri, New Mexico och Georgien) utfärdar vad de kallar ett "intyg om införlivande" när en affärsfil har lagt in sina stadgar. I vissa fall finns det en avgift som bedöms vid tidpunkten för ansökan att framställa intyget. I dessa stater är ett ursprungligt intyg om inkorporering det enda godtagbara beviset när det krävs bevis för införlivande. Om ett företag har en stämplad eller certifierad kopia av artiklarna men inget certifikat kommer verksamheten sannolikt att stöta på problem. Verksamheten kan göra en begäran från staten för ett duplikatbevis mot betalning av en avgift.
Godkännandeintyg
Ett annat godtagbart intyg om införlivande som kan ersätta en bestyrkt kopia av artiklarna är ett gott bevis. Detta är ett dokument som utfärdats av staten som verifierar att ett företag registrerat med staten från och med ett visst datum och är aktuellt aktivt och aktuellt på alla obligatoriska tillståndsinfordringar. Detta intyg placeras också under försegling. Den kan beställas från staten när som helst, vanligtvis vid betalning av en avgift.
Göra affärer
Staten kontrollerar inkorporering och är den enda enheten som definitivt kan etablera när ett bolag är registrerat hos staten och om det för närvarande är tillåtet att göra affärer. Bolagsordningen behöver emellertid inte uppdateras med den senaste informationen om vem som har kontroll över bolaget och huruvida det fungerar enligt plan. Ofta när innehavsintyget begärs utvidgas betydelsen till att innehålla bevis för ägande, bevis på drift, adressbevis eller bevis för godkänd undertecknare.
Så medan certifierade artiklar eller ett intyg om gott skick är tekniskt bevis på införlivandet kan en verksamhet bli ombedd att också ge en kopia av stadgar, protokoll från styrelsemöten, en beslutsfattande myndighet för att besluta om att vidta en särskild åtgärd eller en försäkringsbrev till upprätta adress eller andra saker som verifierar sin auktoritet och avsikt att göra affärer i staten.
