En organisatorisk granskning kan bestå av att analysera dina affärsfunktioner, anställningsstruktur, operativa processer eller en kombination av dessa. För småföretagare innefattar en effektiv organisatorisk granskning strukturen och prestandan hos dina avdelningar eller funktionsområden och granskar de anställda inom varje område.
Undersök företagets funktionella struktur
För att starta din organisatoriska granskning, bestäm vilken typ av organisationsstruktur du har. Många småföretag börjar med en platt struktur, som består av ägaren och flera nyckelpersoner som arbetar tillsammans för att hantera företagets produktion, marknadsföring, försäljning, finansiella och mänskliga resurser. Det finns inga chefer, där ägaren gör alla eller de flesta av de viktiga besluten. Denna struktur har inga lager av anställda, till exempel direktörer, chefer och samordnare. En funktionell struktur delar upp din organisation genom uppgift, såsom redovisning, HR, produktion, marknadsföring och försäljning. Företag med denna struktur skapar avdelningar med dedikerade chefer och en anställdshierarki. För att övervaka dessa avdelningar och deras chefer, kan företagen skapa en "C-Suite", som består av ett ledningsgrupp med en verkställande direktör, verkställande direktör och ekonomichef. Större företag har mer komplicerade strukturer, inklusive matris- och divisionorganisationer, för att hantera många anställda, avdelningar, divisioner och till och med olika företag som arbetar under ett företagsparaply.
Undersök din organisationsschema
När du har bestämt vilken typ av organisationsstruktur du har, kolla på ditt organisationsschema, vilket är ett diagram över dina anställdas positioner som visar vem som arbetar var, vem arbetar för vem och "totempolen" i ditt företag. Jämför ditt org-diagram i din organisationsstruktur för att avgöra om dina positioner effektivt anpassar sig till de olika funktionerna du behöver utföra. Till exempel: Rapportera dina säljare till marknadschef eller vice versa, och vilka fördelar / problem skapar detta? Övervakar din produktionschef din distributionschef eller arbetar de självständigt?
Analysera processer och procedurer
Nu när du har granskat dina funktionsområden och anställda inom dem, bedöma de processer och förfaranden som ditt företag använder för att ta produkter och tjänster från koncept till leverans.Undersök inte bara de processer som varje avdelning använder för att utföra sitt arbete, men också interaktionen mellan avdelningarna. Har du till exempel ett smidigt system för säljare som går in i beställningar, har din bokningsavdelning sedan kört kreditkontroll och godkänner nya kunder, ditt lagerfyllnings- och fraktorder och din kontoföring skickar fakturor?
Granska finanserna
Om du inte har en huvudbudget, skapa en för att avgöra vilken påverkan din verksamhet har på din bottenlinje. En huvudbudget är ett finansiellt verktyg som integrerar din årliga budget, generaldirektör, kassaflödesanalyser, resultaträkningar, balansräkningar och kundfordringar. Ange dina stora utgiftsområden, t.ex. arbete, material, administration eller marknadsföring. Bestäm om du kan minska dem genom en förbättrad organisationsstruktur eller personaljustering eller bättre processer och förfaranden. Placera dina inkomstkällor och vinstcentra och bestämma om organisations- eller personalförändringar kan förbättra din prestanda på dessa områden.
Gör rekommendationer
När du har analyserat din företagsstruktur, org-diagram, processer och rutiner, lista områden för förbättring och lämna förslag. Möt med varje avdelningschef för att granska dina resultat. Använd chefernas feedback genom att hålla ett gruppmöte med dina chefer för att diskutera dina resultat och be om deras inmatning. Berätta för dina mål, till exempel att minska kostnaderna för överhead eller produktion, minska avfall, öka försäljningen eller minska frakttider, avkastning eller kundklagomål. Använd lagets feedback för att skapa din slutrapport och rekommendationer.
