En exakt arbetsbeskrivning är nyckeln till att skapa ett framgångsrikt förhållande mellan ditt företag och en underhållsleverantör. Att ställa in klara serviceförväntningar innan budgivning börjar kan hjälpa dig att undvika missförstånd som är den vanligaste orsaken till underhållsutläggningar, enligt FacilitiesNet-webbplatsen. När du har ett vinnande bud, förhandla villkor och skriv ett tydligt, väldefinierat underhållskontrakt.
Underhållskrav
Byt ut de traditionella ingångsbaserade servicenivåavtal som ses i de flesta serviceavtal med utfallsbaserade underhållskrav. Till skillnad från servicenivåavtal, som typiskt innehåller både uppgiftslistor och obligatoriska materiallistor, definierar underhållskrav både resultat- och nyckeltal, men tillåter entreprenören att bestämma vilka steg och material som behövs för att nå målet. Resultatbaserade krav är särskilt viktiga om du är outsourcing-anläggningar eller underhållsutrustning för utrustning eftersom du saknar egen kunskap eller skicklighet.
Kontraktsparametrar
Definiera parametrar som möjliggör effektiv kontraktadministration. Till exempel, inkludera en klausul som definierar ett arbetsordningssystem som säkerställer att underhållspersonal inte accepterar underhållsförfrågningar direkt från anställda och också ger dig möjlighet att övervaka entreprenörens prestanda och akut eller akut underhållsförfrågningar. Inkludera en klausul som anger vem som är ansvarig för att tillhandahålla - och betala för - de verktyg och resurser som krävs för att utföra underhållsarbete.
Prioritera nödsituationer och svarstider
Ta itu med nödsituationer vid underhåll genom att inkludera ett krav på efterfrågade efter-timmar och genom att prioritera svarstiderna efter timmar i enlighet med hur brådskande det är. Beroende på underhållsbehovet kan du ange en förväntad veckodag, eller en som kräver att entreprenören är tillgänglig 24 timmar om dygnet, sju dagar i veckan, 365 dagar om året. Prioritera nödsamtal efter dygnet som rutin, brådskande eller nödsituation, och ställ in responstid för brådskande och nödsamtal. Till exempel kategoriserar felaktig luftkonditionering som brådskande, och kräva att serviceanställda på plats är på plats och arbetar med reparation inom två timmar.
Beskriv en betalningsmodell
Besluta om en betalningsstruktur som fungerar för dig och entreprenören. En kombination av fastavgift och rörliga betalningar fungerar bra för de flesta underhållskontrakt. Använd en betalningsmodell med fast avgift för rutinmässigt underhållsarbete och en variabel betalningsmodell för både akut och efterfrågad nödsamtal. Till exempel, öka en fast avgift betalning med 10 procent för brådskande efterfrågade samtal och 20 procent för nödsamtal. Inkludera en ersättningsmodell om du planerar att ersätta entreprenören för alla eller en procentandel av de verktyg och leveranser han tillhandahåller.
