Ett affärsmemorandum eller ett notat är ett av de enklaste sätten att informera kollegor och anställda vid ett kommande möte. Ett effektivt meddelande om möte kommer att ge grundläggande mötesinformation på ett tydligt, koncist och professionellt sätt.
Relevant information
- Följ ett generellt fyrapunktsformat för rubriken, som bör inkludera Till, Från, Datum och Ämne i cirkuläret för ditt personalmöte _._ Fältet "Till" ska innehålla alla som är inbjudna till mötet. "Från" kommer att lista ditt namn och ditt jobbtitel. Datum meddelandet den dag det distribueras. Skriv vad memo handlar om i ämnet "Ämne", som "Managers möte den 15 augusti 2019."
- Ange syftet med mötet i inledande stycket tillsammans med all grundläggande relevant information, inklusive tid och plats. Till exempel, "Syftet med mötet är att diskutera den reviderade personalinspektionsplanen. Mötet börjar kl. 3 i konferensrummet och varar i en timme. Alla chefer och handledare är skyldiga att delta. "
- Ge en sammanfattning av vad som kommer att täckas under mötet i memohuset. Håll informationen kortfattad om möjligt. lämna detaljerna som ska diskuteras vid det faktiska mötet. Till exempel "Som ett resultat av din feedback kommer bolaget att rulla ut den reviderade personalinspensionsplanen den 1 september 2019. Den nya planen kommer att belöna säljteam snarare än bara individer när de möter sina månatliga och kvartalsvisa mål. Vi känner igen fördelarna med vår säljare som arbetar i lag och hoppas kunna främja denna trend med ekonomiska incitament. "
tips
-
All information i meddelandet bör vara relevant för mötet. Undvik att inkludera information som rör några företagsrelaterade problem som inte kommer att diskuteras vid mötet.
Före mötet
- Informera mottagare om de behöver förbereda sig på något sätt eller läsa material innan du deltar i mötet. Ett exempel kan vara: "Du kommer varje gång att maila det reviderade incitamentsprogrammet och politiken senast i slutet av dagen. Läs dokumenten i förväg så att du är beredd att diskutera innehållet och be om förtydligande där det behövs."
- Berätta inbjudna när mötesagendan ska distribueras. Till exempel: "Jag kommer att distribuera agendan via e-post minst 24 timmar före mötet. Läs dagordningen vid mottagandet."
- Be bjudna om att informera dig omedelbart om de inte kan delta i mötet, så du kan schemalägga en tid för att granska informationen med dem. Även om du skickar ut ett obligatoriskt mötesnota kan vissa anställda eller inbjudna vara på semester eller ute i stan på en arbetsrelaterad resa.
tips
-
Låt inbjudna personer veta om du är villig att svara på frågor om mötesämnet i förväg eller om alla klargöranden bör behandlas vid det faktiska mötet. Ange ett telefonnummer eller e-postadress om du kommer att fältfråga i förväg.
