Din organisation har precis skapat ett nytt program, och du måste låta dina kunder veta om det. Det enklaste sättet att göra detta är att skicka varje brev ett brev till honom / henne om programmet. För att få kundens uppmärksamhet måste ditt brev vara engagerande så att han eller hon kommer läsa den, och ditt brev måste vara informativt så att han eller hon kommer att förstå exakt vad programmet handlar om. Även om programmet kommer att gynna din klient, tenderar folk att vara ovilliga att läsa direktmeddelanden, så man måste hitta exakt den rätta balansen mellan information och övertalning.
Skriv datumet och hoppa över en rad. Använd postfusionsfunktionen i ditt ordbehandlingsprogram för att lägga till i kundens namn och adresser, eller släpp dem om du föredrar en allmän bokstav.
Hoppa över en extra rad och skriv "Kära Mr./Ms. (Klientnamn)" följt av ett kolon eller skriv "Kära värderad klient" följt av ett kolon för en allmän hälsning. Tänk på att människor är mer benägna att läsa meddelanden som är specifikt adresserade till dem, så om du kan lägga till i kundens namn och adresser, ska du göra det.
Börja brevet med något som kommer att ta upp kundernas uppmärksamhet. Ett relevant faktum eller statistik kan intressera dem; till exempel. "Visste du att du kan garantera dina barn för 50,00 dollar per månad på vårt nya program?" Börja med en direkt nytta som detta kommer att få kundernas uppmärksamhet och uppmuntra dem att läsa mer.
Ge de allmänna detaljerna om programmet. Ge tillräckligt med information om att kunderna kan fatta ett välgrundat beslut, men inte så mycket att du kommer att överväldiga dem med fint utskrift. Berätta för dem var de kan få detaljerna; till exempel, placera på din webbplats information och ett välkomstpaket, tillsammans med programansökan.
Berätta för kunderna vad de ska göra om de är intresserade. Ange ett telefonnummer eller en webbplats där de kan registrera sig. Ange relevanta datum, platser och tidsfrister, om tillämpligt.
Stäng brevet genom att skriva "Med vänliga hälsningar" och hoppa över tre linjer. Skriv ditt namn. Skriv ut bokstäverna på din organisations webbplats och skriv ditt namn över ditt typade namn i varje brev. Om du inte kan skriva in varje kopia, skapa en bild av ditt namn och sätt in det i dokumentet, så när du skriver ut bokstäverna kommer de att ha en "signatur".
