I en kontorsmiljö är det viktigt att alltid upprätthålla en professionell upplevelse. Punktligt är viktigt och varje försök bör göras för att komma fram i tid. Om du inte förväntar dig ett viktigt samtal, ska mobiltelefoner stängas av eller sätta på vibrera så att kontoret inte störs. Klä i rätt klädsel för den typ av verksamhet som bedrivs. Exempelvis om du bär jeans i en professionell kontorsmiljö anses du vara olämplig, men jeans kan vara acceptabla klädsel på ett byggkontor.
Kundservice
En av de viktigaste faktorerna i kontorsrutiner är hur kunder behandlas när de ringer eller besöker kontoret.
När det handlar om kunder i person är det en bra idé att hälsa personen med ett leende och vara uppmärksam på deras behov. Om en kund kommer in med ett klagomål lyssnar noga men blir inte defensiv, konfronterande eller blir upprörd, kommer den bara att fungera för att eskalera situationen. Visa äkta oro om ansiktsuttryck eller kroppsspråk när en kund klagar. Om kunden rantar, låt dem riva - försök inte att stoppa dem eller prata över dem. När de väl har uttryckt sitt klagomål svarar de lugnt genom att berätta för dem vad du planerar att göra för att hjälpa dem eller vem du ska hänvisa dem till och hur den personen kommer att kunna hjälpa till med att lösa problemet.
Telefonetikett
Eftersom personen i den andra änden av linjen inte kan se dig, ska telefonerna besvaras på ett optimalt sätt. Personen i andra änden borde kunna höra "leendet" i din röst. Svar alltid inkommande samtal med namnet på företaget som tar hand om att ange företagets namn så att det är förståeligt. Ibland är det nödvändigt att skicka samtal innan de vidarebefordras till mottagaren. Gör varje försök att få personens namn rätt. Håll ett anteckningsblock häftigt för att skriva ned den som ringer namn vid avbrott eller mottagaren svarar inte och samtalet studsas tillbaka. Detta gör det möjligt att adressera den som ringer direkt.
Samverkan med övriga anställda
Det är aldrig en bra idé att diskutera personliga problem med andra anställda eller engagera sig i kontorskvaller. Politik och religion bör undvikas som kontorsamtal.
Var alltid respektfull när du adresserar andra anställda. En bra tumregel är om den person du adresserar är en underordnad, det är OK att adressera dem med deras förnamn, men en handledare eller chef ska adresseras som herr eller fru, såvida de inte uppmanas att adresseras av deras första namn.
Organisation
Arbetsområdet ska alltid vara rent, snyggt och organiserat. Om du är sjuk eller borta från kontoret av någon anledning kan någon behöva hämta information från skrivbordet och borde inte "rota" genom allt i ditt arbetsområde för att hitta vad de letar efter. Det är också viktigt att inte hålla personliga föremål i eller på skrivbordet eftersom någon som jag oavsiktligt "snubblar" på något du inte vill bli offentlig.
Uppmärksamhet på detaljer
Om arbetet kräver flera steg att slutföra, är det en bra idé att göra en checklista och avmarkera varje objekt när det är klart. Oavsett vilka uppgifter som tilldelas noggrann uppmärksamhet på detaljer är viktigt för att göra ett bra jobb.
Om dokumentskapande skapas är en del av jobbet, se till att du kör en stavnings- och grammatikkontroll på varje dokument. Oavsett vad jobbet kräver, är det alltid en bra idé att dubbelkontrollera arbetet innan det sätts in.
