Eventuellt möte eller projekt är mer framgångsrikt om uppgifter tilldelas under mötet och avslutas utanför mötet. Genom att följa en enkel formel på 3W (Vad, Vem och När) för att möta åtgärder ökar chanserna att ha produktivt arbete som uppnås utanför mötetid och på tid. Korrekt åtgärdsuppdrag kan minska problemen i samband med uppföljning. Ett bra handlingsuppdrag hjälper till att testa bra idéer och lösningar på problem samt genomföra beslut som fattades under mötet.
Föremål du behöver
-
Pappers- eller markörstyrelse
-
Pen eller Dry-Erase Markers
Innan mötet avslutas, verifiera eventuella åtgärder som identifierades under mötet och avgöra om ytterligare uppgifter är nödvändiga också. Börja med WHAT åtgärderna är. Fråga gruppen "Vad är de åtgärder vi behöver göra för att uppnå stora projektresultat?" Detta hjälper gruppen att förstå vad som behöver göras och varför det är viktigt för projektet eller laget. Vid formulering av åtgärdsobjektet, var noga med att använda åtgärdsverken och vara beredd att ge en detaljerad beskrivning av vad som faktiskt är nödvändigt för att överväga åtgärden som är korrekt genomförd.
Flytta sedan till WHO kommer att göra varje åtgärd genom att fråga gruppen "Vem är de bästa människorna att göra dessa åtgärder?" Varje åtgärd måste ges till någon eller det kommer inte bli gjort. Den som är lag eller projektmedlem är överens om att vara ansvarig och ansvarig för alla aktiviteter som krävs för att utföra den tilldelade åtgärden. Åtgärden kan tilldelas den bäst kvalificerade personen eller ett underlag, eller någon i mötet får volontär att göra åtgärden. Om åtgärden tilldelas någon utanför mötet ska någon i mötet ansvara för att förklara den tilldelade åtgärden till den person som inte är i mötet.
Gör när delen innan du flyttar av handlingarna och vidare till mötesuppsättning. Fråga gruppen "När ska dessa åtgärder göras för att vi ska kunna slutföra våra projekt i tid?" Förfallodagen för varje åtgärd bör vara ett faktiskt kalenderdatum när åtgärden måste slutföras för laget eller projektet för att utföra sitt arbete. Detta ska aldrig lämnas tomt eller skrivet som ASAP eftersom datumet försäkrar någon är ansvarig för att göra åtgärden i tid. Genom att ange ett datum kommer den som tar handlingen att kunna schemalägga den nya uppgiften med sitt andra arbete och kunna avgöra om det kan finnas en giltig anledning till att åtgärden eventuellt inte kommer att slutföras av gruppens önskade datum innan det också är sent.
Efter mötet placera 3W-åtgärderna i mötesrekorden och distribuera till alla som deltog i mötet eller som tog emot en handling. Detta dokumenterar alla handlingar och vem som är ansvarig samt när åtgärderna förfaller.
tips
-
Om det ska finnas ett uppföljningsmöte, när påminnelsen skickas ut för det mötet, inbegriper eventuella åtgärder som förfaller före detta datum samt de vanliga mötesuppgifterna.
