Som arbetsgivare måste du vara medveten om de statliga och federala lagar som föreskriver vilken typ av information som ska behållas i personalfiler. Några av de nödvändiga personaldokumenten innehåller personliga kontaktuppgifter för arbetstagaren, arbetsstatus, löneinformation och prestationsinformation.
Anställningsinformation
Anställningsinformation i en personalfil kommer vanligen i form av anställningsansökan eller nytt anställningstjänst. Filen kan också innehålla en kopia av anbudsförslagsbrevet som skickats till arbetstagaren och ett tecknat kvitto från arbetstagaren som bekräftar att han fått en kopia av företagets anställningshandbok. Medan personaldokumentet för en anställd måste innehålla ett födelsedatum för förmåner, är det olagligt att få denna information att användas för att bestämma huruvida personen ska anställas eller ej.
Arbetsstatus
Arbetsstatus är den juridiska dokumentationen som visar att medarbetaren kan arbeta i USA. Som bevis på arbetsstatus måste en anställdspersonal innehålla en kopia av arbetstagarens socialförsäkringskort. Om arbetstagaren inte är medborgare i Förenta staterna ska en slutförd I-9-blankett (den icke-amerikanska medborgaren motsvarar en W-4-blankett) innehålla en kopia av arbetstagarens pass och en kopia av arbetstagarens arbetsvisum i arbetstagarens personalfil.
Löner
En annan huvudkomponent i en personalfil avser löneavgift. En arbetsgivare måste upprätthålla en uppdaterad federal W-4 skattesedel. Tillsammans med W-4-formuläret kan en personalfil innehålla tidtabeller för de löneperioder där arbetstagaren arbetar. Om arbetstagaren har pengar som är juridiskt garnerade från sin lön, måste domstolsbeslutet eller kopia av bestämmelsen också finnas i personalfilen.
Prestationsinformation
Prestationsbedömningar är en annan integrerad del av en personalpersonsfil. Dessa kan innehålla kopior av arbetstagarens professionella mål och prestationsbedömningar skrivna av arbetstagarens handledare eller chef. Om så är lämpligt innehåller personaldokumentet även eventuella reprimanden eller varningar som arbetstagaren får under sin tid hos företaget.
Statlig skatteinformation
Om staten där du driver ditt företag har statliga skatter, måste du behålla en W-4 blankett för källskatt. I likhet med den federala W-4 skatteformuläret bör statsformuläret hållas aktuellt och upprätthållas i anställdspersonalfilen som en säkerhetskopia för korrekt avdrag från anställdas lönecheck och vid en revision av IRS eller statlig skattebyrå.
