En sammanfattning är vanligtvis en ensidig disposition av ett längre memo, affärsplan, pressmeddelande, juridisk överenskommelse eller något viktigt dokument. Den sammanfattande sammanfattningen ska kommunicera varför, vad och hur av frågan på ett kortfattat sätt för en upptagen verkställande som inte har tid att gräva i detaljer. Du måste anta att medan läsaren är intresserad av frågan och förstår de bredare begreppen som är involverade, är han eller hon inte noggrant bekant med detaljerna. Som en allmän regel bör läsaren kunna tala om ämnet intelligent efter att ha läst den sammanfattande sammanfattningen.
Beskriv klart i första stycket vad som har hänt och varför det har hänt. Läsaren av en sammanfattning kommer sannolikt att vara en upptagen chef som behandlar en mängd olika problem och jonglera flera projekt hela tiden. Du måste därför stava ut grunden och omorientera läsaren innan du kommer in i mer minuts detaljer. Till exempel kan öppnandet av sammanfattningen säga: "I denna rapport anges leverantörsavtalet som undertecknades den 21 maj för att fastställa priser och leveransscheman för däcken som ska köpas från Tires Inc. för det kommande året." Denna öppning kommer att hjälpa läsaren att komma ihåg att ett avtal berodde på däcktillförseln och fungera som en snabb mental uppvärmningsborr.
Lista alla huvudpunkter i avtalet, helst i olika punktpunkter. Bullet poäng är lättare att läsa och absorbera eftersom de bryter ner en komplicerad fråga i lätt smältbara bitar. Bulletpunkterna bör meddela avtalets grunder, i stället för undantag, specialklausuler eller tekniska detaljer. Den verkställande som inte hanterar däck varje dag kanske vill veta att däcken Inc. gick med på att uppfylla däckbeställningar inom 25 kalenderdagar, men behöver inte veta att om en order gäller mer än 50 000 däck, ökar denna ledtid till 30 dagar eller för speciella regler gäller för däck som är större än 19 tum i diameter. Att helt enkelt lägga till att stora order och vissa däckstorlekar innebär att särskilda klausuler är tillräckliga. Tänk på att läsaren alltid kan hänvisa till det fullständiga juridiska avtalet för detaljer.
Förklara varför det juridiska avtalet är viktigt. Eftersom läsaren sannolikt inte kommer vara en expert i området beror han eller hon på att förklara betydelsen av detta avtal. Var priset ovanligt fördelaktigt, ledtid särskilt kort eller straffen mycket branta för att inte uppfylla order i tid? Förklara styrkorna och, om inte alls, svagheter i avtalet. Tänk på att om du var drivkraften bakom avtalet är det här också en lämplig och möjligen den enda tiden att ansöka om kredit för dina prestationer.
Slutför sammanfattningen genom att notera nästa steg. Undertecknandet av avtalet kan kräva ytterligare åtgärder, såsom huvudkontorets godkännande, eller själva avtalet kan ha varit ofullständigt, inklusive en klausul som anger att leveransscheman för lastbilsdäck inte omfattas av detta juridiska dokument och ett ytterligare avtal kommer att vara undertecknad för dem inom en snar framtid. Denna "framåtblickande" projektion kommer att ge sammanfattningen en logisk slutsats och ge läsaren en god känsla av vad man kan förvänta sig nästa. Det kommer att ställa scenen för nästa sammanfattning som sannolikt kommer att följa.
