Konferenssamtal är användbara för att ordna ett möte med en grupp människor på olika ställen som behöver fatta beslut. En grupp advokater kan behöva träffas och bestämma en strategi för kundens fall, eller en grupp bacheloretter kan försöka planera en bröllop dusch. Ett konferenssamtal kan hjälpa en grupp människor att fatta beslut på några minuter, vilket kan ta dagar över e-post och kan vara omöjligt att göra personligen.
Föremål du behöver
-
Telefon
-
Mötesplaneringsprogram
Identifiera de personer du behöver bjuda in till konferenssamtalet. Prioritera sedan vikten av varje persons närvaro. Om det finns tre eller fyra personer som ringer till ditt konferenssamtal är det kanske inte viktigt att prioritera inbjudningslistan. Men om du inbjuder sex eller fler personer är det mer troligt att det kommer att schemaläggas konflikter. Se till att de viktiga beslutsfattarna kommer att kunna delta.
Kontakta viktiga deltagare för att identifiera schemaläggningskonflikter. Ta reda på om och när dessa människor kommer att vara ute i staden för en längre tid, på ett plan och inte tillgängligt att ringa in eller annars inte kunna delta. Ordna din mötetid kring dessa konflikter.
Skicka ut en inbjudan till alla deltagare. Använd e-post, Evite eller ett annat program för inbjudan. Microsoft Outlook kan schemalägga mötet, skicka inbjudningar och låta inbjudna att acceptera eller avvisa. Du kommer snabbt att få en allmän uppfattning om vem som kan delta och vem som inte kan. Invånarna kan ha förslag på tider som fungerar bättre för dem, och de kan också skicka dig agendaposter i deras svar på mötesförfrågan. Ändra din inbjudan baserat på den feedback du får.
Planera ditt möte med hjälp av en inbäddad tjänst. Det finns flera företag som specialiserar sig i att hålla konferenssamtal, som bland annat FreeConference och InstantConference. Om ditt företag ofta planerar konferenssamtal, ta reda på om ditt företag har ett kontrakt med en viss inloggningsservice.
Skicka ut den slutliga inbjudan till alla deltagare. Skicka inbjudan till och med till de personer som avslog den ursprungliga mötesförfrågan, om de senare blir tillgängliga. Var noga med att inkludera all relevant information i inbjudan, inklusive datum och tid för samtalet, landskoden och telefonnumret som deltagarna ska använda, samt eventuella deltagarkoder. Ta även med ditt kontaktnummer så att deltagare kan kontakta dig direkt om de har problem att ringa in.
tips
-
Om du aldrig har använt en konferenssamtalstjänst innan du frågar om samtalets tydlighet och användarvänlighet. Det finns några gratis tjänster och några som tar ut en avgift. Jämför priserna på de avgiftsbaserade tjänsterna och bestämma vilket som passar bäst för ditt företags behov.
