Lånare bärbara datorer kan vara en fördel för dig och dina kunder. Du samlar in intäkter, samtidigt som du erbjuder bekvämlighet till dina kunder. Men när din IT-supportavdelning lånar bärbara datorer till enskilda personer, är det viktigt att ha ett spårningssystem som minimerar förlusten av bärbara datorer. Du behöver inte betala ett professionellt företag för att installera specialutrustning för att hålla reda på låners bärbara datorer. I stället kan du själv slutföra uppgiften.
Förbereda spårningssystemet
Utför en fullständig inventering på de bärbara datorer du äger. När du fyller i inventeringen noterar du information som modellnummer, typ av utrustning och serienummer.
Skapa ett specialnummer för varje bärbar dator för att hålla reda på dem när de loggas ut. Du kan använda en kombination av bokstäver och siffror.
Fäst klistermärken på varje bärbar dator med motsvarande serienummer och behåll en förteckningslista på ett säkert ställe.
Utveckla spårningssystemet
Bestäm vilken typ av spårningssystem du vill använda. Om du till exempel vill gå papperslös måste du skapa ett dokument som ett kalkylblad för att hålla reda på de bärbara datorerna som lånas.
Utveckla en blankett för utcheckning av laptop. Oavsett om blanketten är papper eller en elektronisk nedladdning, behöver du samma information om den. Inkludera: Typ av utrustad utrustning, färg, funktioner, tillgångsnummer, serienummer, modellnummer och låntagarens information. Skriv ut lånepolitiken.
Lär dina anställda hur man använder spårningssystemet och hålla reda på varje utloggad bärbar dator.
Genomföra spårningssystemet
Ge varje låntagare med blanketten för utcheckning av laptop. Om du använder ett elektroniskt system måste du skriva ut formuläret och få låntagaren att underteckna det. Låt dina anställda förklara din lånepolitik.
Fyll i en veckovis inventering av de bärbara bärbara datorerna som fortfarande finns i din besittning.
Notera några bärbara datorer som fortfarande är lånade. Om det är förfallodagen, kontakta låntagaren.
tips
-
Om du lånar ut en bärbar dator under en kort tid kanske du vill ha ett backup-system. Ett backupsystem är att hålla låntagarens identifiering. Till exempel, om du är på en högskola campus, kan du begära studentens college identifikation som säkerhet för att hålla reda på lånare bärbara datorer.
Varning
Din lånepolicy ska tydligt förklara ditt företags policy om låntagarens personliga ansvar för förlorade eller stulna låners bärbara datorer.
