En typisk företagsorganisation åstadkommer sin arbetsbelastning genom att skapa en rad uppgifter som utförs och utförs efter behov. Dessa uppgifter kan omfatta inköpsmaterial, sälja tjänster, anställa anställda eller svara på kunder. Att placera dessa uppgifter i serier av organiserade och sammankopplade system kan gynna företaget genom att införa effektivitet och ordning till arbetsdagen och slutligen öka bottenlinjen. Arbetssystem gör att vardagliga uppgifter kan fungera på ett samordnat sätt och ge en grundläggande ram för att producera tjänster och produkter.
Definiera systemet
Ett arbetssystem är en kollektiv insats och är utformad när en viss uppgift eller ett mål identifieras som att kräva mer än en person att utföra. Arbetssystem innehåller teknik, information och resurser för att skapa tjänster eller produkter för kunder både externt och internt. Den person eller personer som rekryterar andra att arbeta inom arbetssystemet måste först definiera och organisera systemet som gör att målet kan uppnås. Systemet måste definieras för att veta vilka arbetare och maskiner som behövs, vad varje ska göra och hur systemet kommer att strömma från en uppgift till nästa för maximal effektivitet.
Typer av arbetssystem
Ingen enda typ av arbetssystem finns eftersom konceptet för arbetssystemet är ett skal som kan fyllas med en organisations mål och behov. Exempel på arbetssystem inkluderar ett informationssystem, en försörjningskedja, en tjänst för anställda eller kunder och det system som en köpare går in när man beställer en produkt från organisationen. E-handelswebbplatser kan också betraktas som arbetssystem som utför uppgifter som marknadsföring, kundservice eller hantering av transaktioner.
Vissa arbetssystem är utformade för att utföra en uppgift och sedan avsluta, till exempel ett speciellt projekt (konferens, datainsamling) eller en produkt som tillverkas för en viss tid och sedan avbruten. Andra arbetssystem kan länka samman för att bilda ett större arbetssystem, som det arbetssystem som producerar en produkt. Till exempel kopplar produktproduktionsarbetssystem (produktionslinjer) till leveranskedjens arbetssystem (materialinköp), designarbetet (engineering) och förpackningsarbetet (producerar en köpklar produkt.)
Systemets delar
Alla arbetssystem innehåller en rad element som påverkar arbetssystemet. Elementen är beroende av varandra och fungerar tillsammans för att skapa ett helt system. Dessa delar innefattar arbetaren, uppgiften, organisationsstrukturen, organisationens policyer och riktlinjer samt organisationens ledarskapspraxis.
Arbetstagaren kan vara en anställd eller en anställd anställd. Uppgiften till hands innehåller vad som behöver göras och hur uppgiften ska uppnås. Organisationens struktur innefattar individerna, rollerna i företaget och hur rollerna relaterar till det arbete som ska utförs. Organisationens policy omfattar avtal, regler och uttalanden som dikterar hur arbetet ska slutföras.Ledarskapsformer inom organisationen kontrollerar och leder uppnåendet av arbetssystemet och hjälper till att upprätthålla fokus och motivation.
Grundläggande ram
Även om arbetssystemen varierar mycket mellan organisationer, finns det en grundläggande ram för komponenter som kan användas för att fylla arbetssystemet. Dessa komponenter inkluderar deltagarna, aktiviteterna och processerna, tekniken, informationen eller data, den fysiska miljön, processstrategierna och slutprodukten. Ramkomponenterna sammanfaller med elementen för att producera arbetssystemet.
Revidering av arbetssystem
Dynamiken att revidera ett befintligt arbetssystem kan uppnås genom att införa en uppsättning faser på arbetssystemet. Känd som livscykeln i arbetssystemet beskrivs dessa faser som drift och underhåll (pågående förbättringar), initiering (nytt arbetssystem), utveckling (nya krav) och implementering (installation, utbildning, testning). Både planerade och oplanerade revisioner och förändringar kan uppstå vid användning av dessa fyra faser. Planerade förändringar använder alla fyra faser, och oförutsedda eller oförutsedda förändringar sker genom varje fas i form av anpassningar, experiment och korrigeringar.
