En kontaktrapport dokumenterar alla ämnen som diskuteras under möten, konferenssamtal och telefonsamtal. Ett sådant exempel på en kontaktrapport används vid insamling; den sammanfattar de ämnen som en fondutvecklingsprofessor diskuterar med en potentiell givare. Rapporten hjälper dig att klargöra missförstånd eller frågor om vilka parter som delade vilken information. Att skriva en kontaktrapport kan verka svår och användbar, men i längden kan det spara tid och minimera frustration.
Fråga alla namn på alla i mötet, konferenssamtalet eller telefonsamtalet. Skriv ner dem längst upp på ditt papper, tillsammans med datum och tid mötet började och slutade.
Ta anteckningar om alla viktiga aspekter av mötet, telefonsamtalet eller konferenssamtalet.
Skriv din kontaktrapport som hänvisar till dina mötesanteckningar. Ange namnet på företaget och den person som företräder företaget, liksom det andra företagets namn eller dess representant.
Logga in datum och kontaktmedel. I affärsärenden dokumentera namnen på alla anställda eller personer som var inblandade i mötet; vad som hände betydelse i mötet vem sa vad vilken information diskuterades och vad som uppnåddes nästa punkt att tala om eller om allt var avgjort och i det förra fallet, datum för nästa möte.
Titta över kontaktrapporten och se till att inget saknas. Lägg till några saknade detaljer.
Skicka kontaktrapporten, antingen via e-post, fax eller post.
