Du har nog inget problem med att föreställa dig detta scenario: Du får en inbjudan till en prestigefylld konferens där du skulle ha gott om möjligheter att näta och utöka ditt företags verksamhet. Men du står nu inför hinderet att övertala din chef för att du ska kunna delta. Rättfärdiga utgifter kan orsaka groans of darkness, men organisation och förberedelse hjälper dig att nå ditt mål.
Utarbeta ett övertygande argument som övertygar dina överordnade om nödvändigheten av den aktuella utgiften. Övertal dina chefer att du behöver spendera dessa pengar på det här objektet eller tjänsten. Bevisa att denna kostnad kommer att leda till en hög avkastning på investeringen. Presentera så mycket stöddokumentation som möjligt för att få din poäng över.
Beräkna den exakta kostnaden för denna kostnad och presentera summan för dina chefer. Dina beräkningar kommer att lugna dig och visa att du har övervägt det fullt och inte planerar att slösa bort pengar. Att förmedla den förväntade kostnaden för utgiften kan också mildra rädslan för att det planerade utlägget blir skandalöst. Om du också kan bestämma kostnaden för att inte spendera pengarna på objektet eller tjänsten, producerar du även dessa siffror för att köra din poäng.
Fyll i alla kostnadsformulär per anvisningar. De flesta organisationer har ett formellt system för att lämna in kostnadsförklaringar. Bokföringsavdelningen kommer sannolikt att kräva att du fyller i ett formulär som motiverar kostnaden för inköpet. Kom ihåg att du inte försummar några fält på dokumentet, eftersom glömma att inkludera en detalj kan orsaka problem för dig senare.
Skicka dokumentation av allt relaterat till utgiften. Chefer vill se exakt var pengarna går. genom att ge en pappersspår, hjälper du dem att förstå varför du behövde köpa den här produkten eller tjänsten. Inkludera varje kvitto eller dokument som är relevant för utgiften så att ingen kan anklaga dig för felaktig användning.
