När ett företag köper maskiner, fordon, programvara eller andra objekt som kvalificerar som tillgångar på grund av deras långsiktiga användbarhet, betraktas dessa som investeringar. På grund av den stora kostnaden planerar de flesta företag i förväg för dessa inköp. men när maskiner bryter ner eller ny teknik ger möjlighet för ett företag att effektivisera processer måste utgifterna för stora mängder vägas mot nyttan av inköpet. För att skapa en policy beträffande dessa utgifter måste ledningen granska företagets historia och dra slutsatser i enlighet därmed.
Granska tidigare bokföringsregister för att bestämma eventuella utgiftsmönster på kapitalvaror och att uppskatta de årliga oförutsedda utgifterna på grund av utbyte av utrustning.
Skapa en mallbudget som innehåller tidigare erfarenheter och planerade utgifter. Uppskatta andelen outnyttjade investeringar och inkludera en ersättning för dessa poster.
Bestäm hur beslut om oplanerade utgifter har gjorts tidigare och notera hur framgångsrika beslut formulerats.
Skriv procedurer för att identifiera investeringar som kommer att gå in i budgeten, inklusive RFP (begäran om förslag) mallar, budskrav, betalningskrav, dokumentation av behovet och en lista över recensioner och godkännanden som måste äga rum innan kostnadsposten ingår i budget.
Skriv en handlingslista som täcker hur beslut ska fattas om oförutsedda utgifter. Den due diligence som tillämpas på budgeterade utgifter bör inkluderas, plus ett system för att jämföra förväntade kostnader med intäktsantaganden och utvärdera risknivån för att spendera de pengarna.
Organisera din policy med en introduktion som anger målen för politiken, en sektion som täcker planerade investeringar och processen att inkludera dem i budgeten, en sektion om oförutsedda utgifter och hur de ska utvärderas och en policy för att bestämma hur mycket ersättning för oförutsedda utgifter som bör ingå i den årliga budgeten.
tips
-
En politik är bara lika bra som dess verkställighet. Under processen med att skapa din policy kräver alla chefer som kan påverkas att delta aktivt i formuleringen och få skriftliga godkännanden för alla viktiga delar av politiken.
Varning
Var beredd att ändra din nya policy när tillfällen uppstår. Styrning av risken att göra oförutsedda investeringar innebär en stark och responsiv redovisningssedel som kan ge en exakt finansiell information vid ett ögonkontakt.
