Leveranspresaler är meddelanden som ges till köpare av varor för att låta dem veta att en försändelse är på väg. Dessa prealerts används främst med utlandsförsändelse, även om många andra företag med enbart inhemsk verksamhet också kan använda dessa. En försändelse skickas ofta via fax eller e-post till kunden som tar emot varor flera dagar före det förväntade ankomstdatumet. Detta meddelande gör det möjligt för kunden att förbereda sig för ankomst.
Förstå syftet med en försändelse prealert. Många företag skickar en prealert ut av artighet till kunden. Det håller kunden informerad om leveransinformation om förväntade leveranser. Om du är ett företag som skickar varor, ge dina kunder ett meddelande om detta tillstånd.
Bestäm din metod för att skicka meddelandet. Den vanligaste metoden som används för att skicka meddelanden om leveranspreparert är via e-post.
Titel meddelandet. Inkludera titeln "Shipment Prealert" på toppen av meddelandet. Om du skickar meddelandet via e-post, skriv det här också i ämnesraden. Inkludera ett kort uttalande som berättar för kunden att detta tjänar som meddelande om att de beställda varorna är på väg.
Ange detaljerna i ordern. En försändelse i förväg bör innehålla flera viktiga uppgifter. Det ska tydligt ange ditt företags namn för att genast informera kunden om vem som skickar detta meddelande. Inkludera vilken typ av leveransmetod som används, spårningsnumret och det förväntade ankomstdatumet.
Inkludera uppgifter om tullklarering. När varor transporteras utomlands finns det flera viktiga dokument som krävs för att slutföra. Dessa formulär fylls i allmänhet av avsändaren och transportören av varorna. Tullhandlingar säkerställer att varorna kommer att kunna rensas genom tullen. En leveransprealert innehåller denna information för att visa kunden att de korrekta blanketterna har slutförts. Om dessa formulär inte är korrekt fyllda kan det hända att ett problem med sändningen uppstår.
Fäst andra viktiga dokument. Vid en premiärförsändelse bifogar många företag ofta vissa handlingar, som kan innehålla en fraktbrev, handelsfaktura, förpackningslista eller säkerhetsdatablad, som kallas ett säkerhetsdatablad.
Inkludera din kontaktinformation. Detta är en av de viktigaste detaljerna en försändelse innehåller. Detta består främst av ett telefonnummer för kunden att ringa om några frågor, problem eller problem uppstår.
