Bolagets bokslut innehåller resultaträkningen, balansräkningen och kassaflödesanalysen. Resultaträkningen summerar intäkter, kostnader och vinst under en redovisningsperiod. I balansräkningen anges tillgångar, skulder och eget kapital, och kassaflödesanalysen sammanfattar kassaflödet och utflödena. Noggranna bokslut är viktigt eftersom ledning, investerare, fordringsägare och externa revisorer är beroende av tillförlitlig och fullständig information för att bedöma företagens ekonomiska hälsa och resultat. Noggrannhet börjar med journalposter och slutar med verkställande direktören som bekräftar informationens tillförlitlighet.
Se till att datainmatningsprocessen är korrekt, vilket innefattar journalposter av finansiella transaktioner och utstationering av journalposter till bokföringen. Om dina datainmatningspersonal gör matematiska fel eller anger data på felkonton, kommer det inte heller att upptäckas av ett sofistikerat bokföringspaket. Utbildning och slumpmässig övervakning är två sätt att säkerställa kvalitetskontroll i datainmatningsprocessen. I en november-artikel "Northern Nevada Business Weekly" -artikel rekommenderar den certifierade revisorn, Mike Bosma, att du tillhandahåller datainmatningsklienterna med ett tryckt diagram över företagets konton för att använda som referens så att de anger data i rätt konto.
Avstämma dina bokföringsregister med externa poster, till exempel kontoutdrag, leverantörsfaktura, kreditkortsutlåtanden och andra dokument. Numren ska matcha. Till exempel bör kontantsaldot på din balansräkning matcha slutkursen i ditt kontoutdrag. På liknande sätt bör den långfristiga skuldsaldot matcha de totala saldorna på inteckning och andra långfristiga lånehandlingar.
Kontrollera om det finns tydliga balansfel. I en riktlinje som publiceras på webbplatsen rekommenderar Illinois Small Business Development Center vid Illinois State University att småföretagare letar efter uppenbara fel i balansräkningen, till exempel en negativ kontantbalans.
Granska resultaträkningen för eventuella fel. Kostnaden för sålda varor borde inte vara densamma varje månad eftersom din försäljningskomposition sannolikt kommer att variera varje månad. Om du har anläggningstillgångar ska det finnas en post för avskrivningskostnader. Kontrollera att du har gjort justeringsposter för upplupna men obetalda kostnader, såsom räntekostnader och löneutgifter.
Kontrollera att du har gjort justeringar för icke-kontanta kostnader i kassaflödesanalysen. Skillnaden i nettokassans mellan föregående och aktuella perioder ska överensstämma med förändringen i dina kontoutdrag, förutsatt att lånet går igenom ditt företags bankkonton.
Följ upp med din bokhållare, butikschef eller lagerhandledaren om du upptäcker anomalier. Till exempel kan ett högre än normalt lagerbalans vara resultatet av för många föråldrade eller avvecklade varor i lager. Ett högt försäljningsavkastningsbelopp kan indikera ett kvalitetsproblem i din tillverkningsanläggning eller i din leverantörs anläggning.
