Projektledningsrapporter ger en uppdateringsrapport om ett specifikt projekt. De skrivs generellt på projektets milstolpar, men kan när som helst begäras av kunden eller en handledare. Projektledningsrapporter är viktiga eftersom de tillåter projektledaren att bedöma framstegen genom att jämföra den med den ursprungliga planen. Detta gör det möjligt för chefen att kommunicera och förklara eventuella förändringar, förseningar, problem och positiva effekter för alla intressenter. Projektledningsrapporter behöver inte vara långa, men bör ta itu med alla aspekter av projektet.
Ange projektets identifieringsinformation: projektets namn, projektnummer (om det finns en), kundens namn, kontaktpersoner om kunden är en verksamhet eller organisation, projektets startdatum och den adress där projektet utförs, om tillämpligt. Ange också projektledarens namn (PM), namnet på personen som skriver rapporten om författaren är någon annan än PM, och det datum då rapporten skrivs.
Ange namnen på alla parter till vilka projektledningsrapporten kommer att distribueras. Inkludera alla entreprenörer, anställda, handledare eller kundkontakter som kommer att få en kopia av rapporten. Inkludera "Fil" längst ner i listan för att ange att en kopia av rapporten har placerats i projektfilen.
Utvärdera nuvarande projektets omfattning jämfört med det ursprungliga projektets omfattning. Notera eventuella ändringar som gjorts och inkludera både namnet på den part som begärde ändringen och namnet på den part som godkände ändringen.
Utvärdera nuvarande projektets tidslinje mot den planerade tidslinjen. Förklara eventuella förseningar eller vinster och ange hur de påverkar den övergripande tidslinjen. Ange om förseningar för närvarande är löst eller oupplösta. För olösta förseningar, förklara planen att övervinna problemet och ange när du förutse att problemet ska lösas. Om slutdatumet har ändrats, ange ett nytt slutdatum.
Jämför den nuvarande budgeten till den ursprungliga budgeten. Tänk på båda kostnaderna (det belopp som leverantören betalar i arbete och material för att slutföra projektet) och pris (vad kunden betalar efter projektets slutförande). Kom ihåg att inkludera ändringar i kostnad eller pris som orsakas av ändringar i räckvidden. Fäst en uppdaterad projektbudget om det är tillämpligt.
Jämför den nuvarande riskmiljön med den ursprungliga riskbedömningsformuläret. Ange vilka risker som har eliminerats och vilka fortfarande finns. Ange eventuella nya risker som uppstått tillsammans med deras eventuella budget- och tidslinjeimplikationer. Ge en plan för att undvika eller svara på nya risker.
Underteckna dokumentet. Om dokumentet är mer än en sida, starta varje sida. Vissa företagsförfaranden kräver också att handledaren och / eller kunden loggar av på alla projektledningsrapporter.
tips
-
Glöm inte att inkludera de goda nyheterna! Inkludera alla kostnads- och tidsbesparingar i rapporten.
Dokumentera eventuella leverantörsfel som påverkar tidslinjen eller budgeten. Du kan eventuellt ladda tillbaka leverantörer för borttappad tid eller pengar.
