Att flytta ett helt kontor kräver många människor, snäva tidsfrister och mycket specifika krav. Genom att använda projekthanteringsverktyg, såsom projektcharteret, kan du balansera förväntningarna hos dina projektaktörer och dina projektgruppers förmågor: Genom att definiera ditt räckvidd tidigt kan du behålla projektets integritet och ställa rimliga, uppnåbara mål. Medan de flesta chartermallar är konstruerade för bygg- eller mjukvaruprojekt tar det bara några justeringar för att få dem att fungera för din flyttning.
Förklara din affärssituation. Inkludera anledningarna till flytten, till exempel: regler, finansiella eller expansionsbegränsningar. Namn projektsponsor och projektledare. Dessutom, introducera dokumentet och dess struktur.
Definiera projektets omfattning. Detta är den viktigaste delen i ditt stadga: Var väldigt specifik. Ange om ditt team är ansvarigt för att tilldela nya kontorsutrymmen för människor, återansluta kommunikationsnätverket, upprätta installationsplaner eller bara flytta möbler.
Lista intressenter, lagmedlemmar och ansvar. Intressenter bryr sig om projektet är en framgång men kan eller inte utföra projektuppgifter. Inkludera såväl interna som externa lagmedlemmar, som alla rörliga företag eller verktyg för personal, vilka kommer att behövas för att slutföra flytten. Fastställa vilka lag som är ansvariga för varje komponent som anges i avsnittet om omfattning.
Skapa en tidslinje på hög nivå för dina projektleveranser. Ditt projektschema kommer att definiera specifika datum, men använd detta utrymme för att ge intressenterna en allmän uppfattning om vad som ska förväntas. De kommer att skriva ut på dina uppskattningar, så vara så realistiska som möjligt.
Sammanfatta projektrisker och beroenden. Ett stort projekt har ett separat riskhanteringsdokument, men du bör markera alla kända faktorer som kan fördröja eller spåra flytten. Dessa problem kan innehålla misslyckade inspektioner, skador på tillgångar iväg eller sena nättekniker, till exempel.
Få avkänning på ditt projekt. Din stadga bör ingå med en lista över ytterligare dokument som kommer att skapas som en del av din projektplanering. Lämna utrymme för alla intressenter som definieras i steg 3 för att formellt skriva ut på ditt projekt.
tips
-
Ändra den traditionella testningen i en mjukvaruprojekt för att göra ett kvalitetssäkringstest på det nya utrymmet, till exempel: fungerar säkerhetssystemet, är alla telefontillägg routing korrekt, bland annat. Håll externa lagmedlemmar i åtanke när du skapar projektberoende. Skrivborden kan till exempel inte flyttas förrän den nya mattan blir installerad.
