I sin enklaste form är intern kontroll summan av allt ditt företag gör för att identifiera och minska risker som enligt U.S.Small Business Administration, konsumerar ofta cirka 5 procent av företagets årliga intäkter. Trots att företag av alla storlekar står inför risker för bedrägeri, stöld och missbruk av affärsmässiga tillgångar, är småföretag med otillräckliga dokumentationsförfaranden ofta mer sårbara. Dokumentationsförfaranden bidrar till, och ingår i, stark intern kontroll.
Ökad ansvarsskyldighet
Medan välutvecklade dokumentationsförfaranden stärker både förebyggande och detektiva interna kontroller är otillräckliga dokumentationsförfaranden en viktig orsak till att vissa företag inte får reda på att stöld eller bedrägeri inträffar tills det är för sent, noterar "Journal of Accountancy". Formella dokumentationsförfaranden ger vägledning för att genomföra kontroller och de ökar ansvarigheten, eftersom dina anställda måste bevisa och verifiera, snarare än att bara ange att de följde eller utförde en intern kontroll.
Bevisvärde
Dokumentationsförfaranden skapa spårbara bevis, bland annat vem som var inblandad i en uppgift eller en finansiell transaktion och när och hur hon var involverad. Du kan skapa rutiner som tid- och datumstämpling som fungerar bakom kulisserna samt fastställa dokumentationsregler för anställda att följa. Båda är lika viktiga för att rekonstruera åtgärder när man spårar transaktioner och skapar revisionsspår. Till exempel, signerade kupongflikar, kopior av kontanter för kontanter för återbetalning av pengar, anställdas inloggnings-ID och datortid och datumstämplar tillhandahåller alla revisionsspårbevis.
Mer säker informationshantering
Faktiska eller skannade bilagor, fotnoter i en finansiell rapport och en datortransaktionsförändringslogg är exempel på dokumentationsrutiner som bidrar till och stärker informationshanteringskontrollerna. Alla är användbara för att dokumentera orsakerna till att korrigera eller justera pappers- eller elektroniska företagsrekord, vilket i slutändan hjälper dig att förebygga och upptäcka bedrägerier och anställdstöld. Ett motsvarande datumstämpel och bevis på förhandsgodkännande, såsom avdelningschefens initialer, stärker informationskontrollkontrollerna ytterligare.
Bättre kvalitetskontroll
Förutom att förhindra både internt och externt bedrägeri, lager- och lagerhanteringsdokumentationsförfaranden kan stödja kvalitetskontroll. Dessa inkluderar att lagringsmedarbetare ska räkna, inspektera och dokumentera skadade inkommande och utgående varor. Bedrägeribekämpningsprocesser som bidrar till god intern kontroll inkluderar en dokumentationsregel som kräver att anställda fyller ut, undertecknar och skickar ett plockark för varje utgående kundorder och märkningsprocedurer som registrerar och identifierar varuposter, inklusive beskrivningar, artikelnummer, enheter av mått och kvantiteter.
